L’approbation des comptes annuels des SARL et EURL est obligatoire une fois par an. Il faut aussi les déposer au greffe du tribunal de commerce. Comment les approuver ? Comment les déposer ? Nos conseils pratiques.
L’approbation des comptes : c’est quoi ?
L’approbation des comptes est une décision prise par les associés qui permet de les rendre ainsi définitifs. Lorsque les comptes ont été approuvés, personne ne peut plus les modifier.
L’approbation des comptes annuels doit intervenir dans les 6 mois après la date de clôture des comptes (le 30 juin, si le bilan se termine le 31 décembre). Il s’agit de tenir une assemblée générale des associés qui va approuver les comptes annuels.
L’approbation des comptes doit respecter un formalisme précis avec notamment la rédaction d’actes obligatoires permettant le dépôt des comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce.
Comment approuver les comptes annuels ?
Dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, le gérant d’une EURL ou d’une SARL doit réunir l’assemblée générale ordinaire des associés en vue de l’approbation des comptes annuels.
Par exemple, si la clôture de l’exercice est le 30 septembre, l’assemblée générale ordinaire des associés d’approbation des comptes doit avoir lieu au plus tard le 31 mars.
Etape 1 – convocation des associés, établissement du rapport de gestion et du rapport spécial
L’assemblée générale d’approbation des comptes doit être convoquée au moins 15 jours avant. La convocation est adressée par la gérance à chaque associé 15 jours au moins avant par lettre recommandée accompagnée des documents suivants :
- rapport de gestion établi par le gérant qui précise la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution possible et les événements importants (depuis août 2018, toutes les sociétés correspondant à la définition d’une petite entreprise ne sont plus obligées d’établir un rapport),
- rapport du commissaire aux comptes le cas échéant,
- rapport spécial établi par le gérant qui mentionne toutes les conventions intervenues entre la société, les associés et le gérant. (Par exemple : le paiement par la société d’un loyer pour un local à un des associés),
- projet de résolutions sur lequel les associés sont appelés à se prononcer : approbation des comptes, affectation du résultat, rémunération de la gérance…
- les comptes annuels.
Enfin, le gérant doit également mettre l’inventaire à la disposition des associés au siège social de la société.
Etape 2 – Assemblée générale d’approbation des comptes annuels
L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels permet aux associés :
- d’approuver les comptes annuels,
- de prévoir l’affectation du résultat (bénéfice ou perte),
- de fixer la rémunération de la gérance,
- de répondre plus généralement à toutes questions prévues à l’ordre du jour de l’assemblée.
Cette assemblée générale d’approbation des comptes est présidée par le gérant mais peut également l’être par un des associés.
Comment déposer ses comptes annuels ?
Dans le délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels c’est-à-dire au maximum 7 mois après la date de clôture de l’exercice social les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.
Lorsque le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est porté à 2 mois, pour un coût de 45.87 € TTC (base 2022).
Le dépôt consiste à adresser au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend le siège social de la société les documents suivants :
- les comptes annuels,
- la décision d’affectation du résultat votée par les associés,
- la déclaration de confidentialité des comptes (confidentialité de l’actif du passif et du compte de résultat pour les micro-entreprises avec un total bilan de moins de 350 000 €, un chiffre d’affaires net de moins de 700 000 €, et moins de 10 salariés en moyenne ; et confidentialité du compte de résultat pour les petites entreprises avec un total bilan de moins de 6 000 000 €, un chiffre d’affaires net de moins de 12 000 000 €, et moins de 50 salariés en moyenne).
Le dépôt des comptes annuels s’effectue :
- en se déplaçant directement au greffe du tribunal de commerce,
- par courrier,
- par Internet, sur le site www.infogreffe.fr.
Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?
Les frais de dépôt des comptes, en version papier, au greffe du tribunal de commerce s’élèvent à 45.20 € TTC (base 2022).
Non-dépôt des comptes : quels sont les risques ?
Le dépôt des comptes annuels étant une obligation, son non respect entraîne une convocation au greffe du tribunal de commerce avec obligation de déposer les comptes annuels et le paiement d’une amende de 1 500 €.
Le gérant peut également engager sa responsabilité pour le non dépôt des comptes annuels.
Il convient de préciser qu’il est possible de demander un délai supplémentaire pour déposer les comptes annuels. Pour cela, il faut adresser une requête au président du tribunal de commerce.
Le conseil de nos experts
L’approbation des comptes est une étape importante de la vie des sociétés au cours de laquelle de nombreuses décisions peuvent être prises. N’hésitez pas à vous faire conseiller pour ne pas vous tromper. Car une fois, les comptes approuvés et déposés, vous ne pouvez plus les modifier.
Les TPE peuvent, lors du dépôt de leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, opter pour leur confidentialité à l’égard du public. Les comptes sont bien déposés mais ne sont pas communiqués à des tiers.
Voir à ce sujet notre article : Ne plus déposer mes comptes annuels au greffe, comment faire ?
Article publié initialement le 9 octobre 2014
