Les avantages en nature ne sont pas exclusivement réservés aux salariés d’une entreprise. Que vous soyez gérant majoritaire ou minoritaire de votre société, certains avantages vous permettent de compléter votre rémunération. Mais cela suppose de les déclarer comme tels, sans quoi un redressement Urssaf n’est jamais loin… Alors qu’est-ce qui relève de l’avantage en nature ? Comment l’évaluer et le déclarer ?
Quels sont les avantages en nature dont bénéficient les gérants ?
Téléphone portable, véhicule ou logement de fonction… l’usage des biens mis à disposition de votre entreprise peuvent, dans certains cas, constituer des avantages en nature. C’est le cas, dès que vous en avez un usage personnel, sans rapport avec vos activités professionnelles.
Évidemment, l’avantage en nature accordé par l’entreprise être exclusivement réservé à l’usage personnel du dirigeant de SARL ou SAS. Il est concédé gratuitement ou ne doit pas dépasser le montant de la retenue ou du versement de la valeur du bien fourni. Il doit
Concrètement, il s’agit principalement :
- d’avantage en nature lié au logement
- d’avantage en nature lié au véhicule (véhicule de fonction)
Certains dirigeants s’inquiètent de savoir ce qui, parmi leurs repas professionnels, relève ou non de l’avantage en nature. Il faut alors bien distinguer les « repas d’affaires », pris logiquement en charge par la société, des frais de repas du dirigeant. Et pour ce dernier cas, rares sont les situations où la déclaration d’un avantage en nature se justifie.
De même pour tout ce qui a trait à l’utilisation du téléphone ou de l’ordinateur portable. Distinguer les usages pro et perso de ce type de biens est complexe et une tolérance est logiquement admise lorsque l’usage personnel n’est pas abusif.
Bien déterminer un avantage en nature, qu’est-ce qui est personnel ou professionnel ?
En toute logique, faire la distinction entre ce qui relève d’un avantage en nature ou non est a piori assez simple. Dès qu’il y a usage personnel, un avantage en nature doit être évalué et déclaré. Pour autant certaines situations sont plus complexes et déterminer l’avantage en nature ne coule pas de source.
Imaginons un logement de fonction. Vous êtes consultant, installé à Lyon et vos missions vous imposent de séjourner sur Paris entre 2 et 3 jours par semaine. Lassé des nuits à l’hôtel, vous décidez de louer un appartement de fonction.
A partir du moment où votre société règles les loyers de cet appartement, vous disposez de la jouissance du bien pour tous les jours de l’année. Et quand bien même vous ne mettriez jamais les pieds à Paris le week-end, il faudrait calculer un avantage en nature pour 4 week-ends par mois.
Dans une telle situation, vous avez donc intérêt à comparer les solutions. Il est en effet tout à fait possible de louer l’appartement parisien à titre personnel et se faire rembourser la quote-part de loyers et de charges liées à l’usage professionnel. Tout est une question d’arbitrage comptable et… fiscal. Concernant le véhicule de fonction, pour bien des indépendants, les contraintes associées font le plus souvent pencher la balance en faveur d’un véhicule personnel avec remboursements d’indemnités kilométriques.
Comment évaluer les avantages en nature du gérant ?
Les avantages en nature sont des compléments de rémunération. En tant que tels, ils sont donc :
- soumis à cotisations sociales,
- imposés à l’impôt sur le revenu pour le dirigeant (dans la catégorie des traitements et salaires),
- déductibles (y compris les cotisations sociales associées) du résultat de la société.
De votre point de vue, comme celui de votre société, il est donc impératif d’évaluer précisément les avantages en nature dont vous bénéficiez en tant que dirigeant de SARL, SAS ou EURL.
A noter : les avantages en nature doivent être indiqués sur la fiche de paie des gérants assimilés salariés et être intégrés dans l’assiette de calcul de leurs cotisations sociales.
Pour les gérants non-salariés, les avantages en nature doivent être reportés dans la déclaration sociale des indépendants (DSI). A noter, cette DSI doit disparaître au profit de renseignements complémentaires à porter sur votre déclaration d’impôt sur le revenu des professionnels (2042-C-Pro) à compter de 2021.
En principe l’évaluation des avantages en nature est effectuée sur la base des montants réellement dépensés mais elle peut être différente en fonction du régime social du dirigeant.
CAS 1 : pour les dirigeants affiliés au régime général de la sécurité sociale ou « assimilés salariés »
L’évaluation des avantages en nature est en principe effectuée selon leurs montants réels.
Cependant, il existe une exception pour les avantages liés à l’utilisation d’un véhicule de fonction notamment, une grille d’évaluation forfaitaire peut être utilisée.
A noter : l’avantage lié au logement accordé aux gérants est toujours évalué d’après la valeur locative réelle et non d’après la valeur locative foncière, admise pour les salariés.
CAS 2 : Si le dirigeant est affilié au régime des travailleurs indépendants (gérants majoritaires de SARL et gérants associés uniques d’EURL)
Pour les TNS, l’évaluation forfaitaire n’est pas permise quelque soit le type d’avantage en nature perçu. Les avantages en nature doivent donc être évalués pour leur montant réel.
Alors avantage en nature ou pas ? Le conseil de nos experts comptables pour bien trancher
En tant que compléments de rémunération pour le dirigeant, les avantages en nature font l’objet de contrôles précis. Ceux-ci doivent être correctement justifiés, identifiés et raisonnables. Trajets personnels avec le véhicule de société, logement de fonction… dans tous les cas, c’est bien à vous qu’il appartient de démontrer le bon usage des biens de l’entreprise.
En cas de contrôle, un inspecteur peut utiliser tous les documents de l’entreprise pour étayer son analyse. Entre autres, le kilométrage mentionné dans les factures d’entretien du véhicule de société a été pu être utilisé pour en déduire un usage personnel non déclaré…
Le sujet est sensible et donc mérite d’être évoqué avec votre comptable. D’autant plus, qu’en la matière, il est toujours facile de bien les choses dès le début.
Client Amarris Expertise Comptable, vous avez un doute sur votre bon droit à un avantage ou un montant remboursé ? Consultez votre conseiller habituel qui vous rassurera très rapidement sur le bien-fondé de cette prise en charge.
Article publié initialement le 28 mars 2019
