Offrir des avantages aux salariés n’est pas l’apanage des comités d’entreprises. Mais pour les TPE, non soumises à l’obligation d’un CE, comment offrir des avantages qui rendent la vie plus facile à leurs collaborateurs ? En fait, l’Urssaf offre une certaine liberté à l’employeur et ce, souvent, sans cotisations sociales à la clé. Mais en la matière, vous vous en doutez, des précautions s’imposent.
Sans CE, l’employeur peut-il offrir des avantages à ses salariés ?
Oui et cela semble logique, l’octroi d’avantages aux salariés peut se faire totalement indépendamment de l’existence d’un CE au sein de l’entreprise. Rappelons qu’en la matière, vous n’êtes obligé à rien tant que votre entreprise compte moins de 50 salariés (sauf dispositions conventionnelles ou collectives contraires).
La logique voudrait que tous les avantages accordés par l’employeur aux salariés pour les activités culturelles et de loisirs (y compris les aides vacances) soient associés à une rémunération complémentaire et donc soumis à cotisations sociales. Pourtant, certaines participations ou réductions tarifaires peuvent en être exonérées, selon leurs conditions d’attribution.
Et c’est là où ça se complique. Ce n’est pas l’avantage en lui-même (remboursement d’inscription en salle de sport par exemple) qui détermine l’exonération de cotisations sociales. Ce sont les conditions d’attributions, versement forfaitaire ou remboursement à l’euro près, etc.
Dans quels cas les avantages offerts aux salariés sont-ils exonérés de cotisations sociales ?
Pour être exonérées, la participation de l’employeur doit :
- être versée sur présentation des justificatifs par le salarié,
- non-discriminatoire, il est interdit au CE d’accorder des avantages à des salariés selon leur statut professionnel. De même lorsque c’est l’employeur qui accorde des avantages aux salariés. Le niveau de rémunération, le type de contrat (CDD, CDI, temps partiel…) ne peuvent être invoqués comme critères d’attribution.
Attention, cela ne signifie pas qu’un avantage doit toujours être identique d’un salarié à l’autre, vous pouvez tout à fait moduler le degré de prise en charge d’une dépense selon des critères sociaux objectifs et prédéterminés. Par exemple, vous octroyez des bons d’achat de rentrée pour les enfants scolarisés, le montant alloué variant selon l’âge et le niveau d’études des enfants. Autre critère, vous modulez l’aide vacances en fonction des revenus. Ainsi, tous les salariés bénéficient des mêmes avantages, mais à des niveaux variables selon leur situation sociale.
Rappelons à ce propos que les avantages versés sous forme forfaitaire, c’est-à-dire un même montant pour tous les salariés, versés sans présentation de justificatifs de la part des collaborateurs, sont systématiquement considérés comme un complément de rémunération et soumis à cotisations sociales.
Avantages versés aux salariés, quelles précautions prendre en matière de management ?
Finalement au regard des textes et des dispositions de l’Urssaf, une grande liberté est laissée à l’employeur. Pour autant, étant donné le caractère égalitaire des avantages offerts aux salariés, il faut à notre avis prendre systématiquement en considération le « devenir » d’un avantage accordé à un instant T.
Aucune entreprise n’est à l’abri du succès et vous pourriez être contraint de recruter plus vite que vous ne l’imaginez.
Pensez que supprimer un avantage entré dans les usages de l’entreprise sera toujours mal perçu. Il vous faut donc vous assurer que celui-ci ne prenne pas des proportions difficiles à tenir sur le long terme…
Le conseil de nos experts comptables pour accorder des avantages à vos salariés
Accorder des avantages à vos salariés est d’une part, louable et généreux, et présente également bien des avantages en matière de management et de fidélisation.
En la matière, vous l’aurez compris, le cadre réglementaire est assez flou et il vous appartient d’en fixer les règles en interne.
En matière de management, les hésitations et atermoiements, même s’ils sont souvent inévitables ne facilitent jamais les relations et l’entretien d’une dynamique d’équipe au « beau fixe ». Veillez donc, à chaque fois que c’est possible, à établir dès l’octroi d’un avantage, des règles de fonctionnement très claires et non ambiguës : conditions d’ancienneté, obligations de justifications en cas de prise en charge de sommes avancées par le salarié, montant accordé, etc.
