En même temps que vous versez le salaire de votre collaborateur, vous devez obligatoirement lui remettre un bulletin de paie.
En pratique, vous remettez le bulletin de salaire en mains propres, sous format papier, ou par La Poste. Mais vous pouvez aussi recourir au bulletin de paie électronique.
Un système avantageux ? C’est ce que nous allons voir avec Aurélie Lalande, directrice des ressources humaines chez d’Amarris Expertise Comptable.
Pouvoir remettre un bulletin de paie sous format électronique, est-ce que c’est nouveau ?
Aurélie Lalande : En réalité, non. C’est une possibilité qui est offerte depuis 2009. Mais il est vrai que dans le cadre de la simplification administrative, la pratique de la remise des bulletins de paie sous forme électronique tend à se développer.
D’autant qu’elle est désormais encouragée puisque la remise d’un bulletin électronique devrait être la norme, avec la clé des économies de gestion pour l’entreprise.
Quelles sont les conditions que doit remplir l’entreprise pour remettre un bulletin de paie électronique ?
A.L. : Jusqu’en 2016, la remise d’un bulletin de paie électronique supposait que le salarié donne son accord au préalable.
Mais tout a changé depuis le 1er janvier 2017 : il n’est plus nécessaire d’obtenir son accord pour lui remettre son bulletin de paie sous format électronique, mais il a cependant le droit de s’y opposer.
Des conditions d’ordre technique doivent aussi être respectées puisque la transmission et la conservation des bulletins électroniques doivent être faites dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données…
Concrètement, qu’est-ce que cela veut dire ?
A.L. : Cela signifie que le bulletin de paie doit être archivé dans un espace sécurisé qui garantit la confidentialité des données.
L’entreprise devra donc disposer d’un espace de stockage sécurisé, type coffre-fort numérique. Elle pourra, par exemple, s’adresser à son éditeur de logiciel de paie qui, pour la plupart, dispose de solution pour créer des espaces de stockage numérique sécurisés.
Voilà qui peut être contraignant, surtout pour les petites entreprises. J’imagine que le bulletin de paie électronique présente quand même quelques avantages…
A.L. : Oui. Pour le salarié, le bulletin de paie électronique est gage de sécurité puisqu’on diminue les risques de pertes. En outre, via notamment le compte personnel d’activité, le salarié devrait pouvoir avoir accès à distance à ses bulletins de paie, ce qui est toujours utile, notamment lorsqu’il s’agit de justifier ses revenus.
Pour l’entreprise, recourir au bulletin de paie électronique peut être source d’économie : un bulletin électronique coûte environ 0,50 € contre environ 1,5 € pour un bulletin papier. Plus il y a de salariés dans l’entreprise, plus l’économie est réelle.
Quel conseil donneriez-vous à une TPE qui se pose la question de recourir au bulletin électronique ?
A.L. : Le recours au bulletin de paie électronique semble inéluctable, il faut donc se poser la question de sa mise en place. Si, dans une TPE, le gain en termes d’économies reste à relativiser, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit là d’un outil RH innovant qui permet de faciliter la gestion des bulletins de paie.
