Pour accepter les règlements en espèce, s’équiper d’une caisse enregistreuse n’est pas une obligation légale. Dans les faits, difficile d’imaginer aujourd’hui accepter les paiements en espèces sans système de caisse. Or, en la matière, les nouvelles règles imposées contraignent tous les commerçants à s’équiper d’un logiciel de caisse. Rappel de vos obligations en matière de règlements en espèce.
La caisse enregistreuse, non obligatoire mais bien souvent indispensable
Cela peut paraître surprenant mais la loi n’oblige pas explicitement les commerçants à s’équiper d’une caisse enregistreuse pour accepter les paiements en espèces.
Si toutefois vous étiez dans la situation d’accepter un paiement en espèce sans système de caisse, vous devez remettre une note détaillée à votre client :
- dès 25 € de transaction, qu’il s’agisse de prestation de service ou de vente,
- lorsque le client en fait la demande, peu importe le montant de la vente.
La note doit mentionner :
- la dénomination du bien ou du service vendu,
- la date,
- le prix de vente HT et TTC.
Dans les faits, il semble difficile aujourd’hui de se passer d’une caisse pour les règlements en espèces. Il suffit d’un peu d’affluence et le remplissage « à la mano » des notes peut considérablement ralentir le traitement des ventes au moment de l’encaissement. Et bien évidemment, assez peu de commerces peuvent se le permettre.
Règlements et paiements en espèces, des plafonds à ne pas dépasser
Pour rappel, en tant que professionnel vous ne pouvez pas accepter de paiement en espèce de plus de :
- 1 000 € si c’est un particulier qui règle la note ou 1 500 € si ce dernier réside à l’étranger (hors achat de métaux : fer, acier, fonte, or, argent, bronze, cuivre, plomb, zinc…).
En matière de sorties de caisse, un autre plafond s’impose. Ainsi, si vous versez des salaires en espèces vous ne pouvez pas dépasser le montant suivant :
- 1 500 €.
A noter, vous ne pouvez refuser de verser un salaire en espèces si un salarié vous en fait la demande.
Le conseil de nos experts comptables pour les paiements en espèces, avec ou sans caisse !
Aujourd’hui, peu de commerçants se passent de caisse. Si vous en avez une, pensez à vérifier sa conformité. En effet, à compter du 1er janvier 2018, tous les commerçants, acceptant les paiements en espèces assujettis à la TVA doivent utiliser, un logiciel de caisse sécurisé et certifié*.
Sur ce point, voir notre article sur les nouvelles obligations sur la caisse.
Pour les prestataires n’acceptant pas les espèces, il peut parfois arriver qu’un client vous paie en liquide. Dans ce cas, pensez à bien conserver une trace de ce paiement, car vous devez pouvoir justifier ce mouvement en comptabilité. Par exemple, conservez un double de la note remise à votre client.
* Article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.
