Tous les documents comptables émis ou reçus doivent être conservés durant une durée minimale. Combien de temps faut-il garder ses documents comptables ? Comment les conserver et pourquoi ?
Quels documents sont à conserver et pour combien de temps ?
Tous vos documents comptables doivent être conservés pour une durée minimale de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable. Mais de quels documents s’agit-il ?
Cela inclut tous les documents comptables justifiant votre activité :
- vos comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes),
- vos livres comptables (livre journal, livre d’inventaire…),
- les pièces justificatives de votre activité (bons de commande, bons de livraison, factures, tickets « Z » de caisse…).
Attention, cette durée minimale de conservation peut varier selon la nature de vos documents (fiscaux, commerciaux, sociaux…).
Par exemple, vos documents fiscaux sont à conserver pendant une durée minimale de 6 ans et cela concerne tous les documents qui peuvent être contrôlés par l’administration. Parmi ses documents fiscaux :
- l’avis d’imposition sur les revenus,
- la déclaration de revenus professionnels,
- la déclaration de la cotisation foncière des entreprises,
- l’avis d’impôt de la taxe foncière,
- les déclarations de TVA…
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
Si vous devez conserver vos documents comptables, c’est pour donner à l’administration la possibilité d’effectuer des contrôles. Vos documents sont alors à conserver à titre de preuve.
Dans le cas où vous ne respectez pas le délai de 10 ans pour vos documents comptables et dès lors que l’administration fiscale vous contrôle, vous risquez une amende de 1 500 €.
Comment conserver vos documents comptables ?
Vous avez la possibilité de conserver vos documents au format papier ou numérique. Notez qu’avec le numérique, vous diminuez le risque de perdre vos documents mais aussi tout risque de dégradation. En plus, vous accédez plus facilement à vos documents si ceux-ci sont stockés et classés en ligne. Des logiciels de gestion comptable aux coffres-forts numériques, de nombreuses solutions de stockage sécurisé en ligne existent.
Si vous envisagez de conserver vos documents comptables exclusivement en ligne, veillez à bien respecter les conditions qui s’y rapportent. Les documents au format papier peuvent être numérisés et stockés en ligne à condition que la numérisation représente la copie conforme du document original.
Le conseil de nos experts pour la conservation de vos documents comptables
Rien ne vous empêche de conserver vos documents au format papier mais pour sécuriser un maximum vos documents comptables, archivez-les en ligne ! Bien entendu, au format papier ou en ligne, la durée de conservation reste la même !
Documents juridiques, sociaux, fiscaux, commerciaux ou bancaires… attention tous vos documents ont des délais de conservation différents. Si vos documents comptables sont à conserver 10 ans, ce n’est pas le cas pour tous vos documents. Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable si vous avez le moindre doute.
Vous êtes client Amarris Expertise Comptable ? Votre espace client vous permet de conserver l’ensemble de vos documents comptables, fiscaux et sociaux et bien plus encore dans votre espace client. Véritable coffre-numérique, celui-ci vous permet d’archiver et de conserver vos documents classés par thème et par année.
