Comment et qui doit déposer ses comptes annuels au greffe ?

Chaque année, les sociétés doivent déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Cette formalité permet de créer de la transparence dans la vie des affaires. C’est une démarche importante à effectuer vis-à-vis de ses partenaires. Comment procéder ?

Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels au greffe ?

Les sociétés qui sont concernées par ce dépôt sont :

les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL),

les sociétés par actions (SA, SAS et SCA),

les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France,

les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS),

les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions.

Quand déposer ses comptes annuels ?

Une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice social. Vous disposez d’un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale, pour déposer vos comptes annuels au Greffe.

Dans le cas d’une clôture au 31 décembre d’une année N par exemple, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l’année N+1.

Comment déposer les comptes annuels ?

Après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par les associés ou l’associé unique, la dernière formalité juridique à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au Greffe du Tribunal de commerce. Il s’agit d’une obligation légale pour les sociétés commerciales ( art. L232-21 à L232-23 du code de commerce) qui doit être effectuée tous les ans.

Une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être effectuée par voie de requête adressée au Président du Tribunal de Commerce, dans laquelle vous demandez un report à la date de votre choix.

Documents à produire pour le dépôt des comptes annuels

L’ensemble de ces documents est à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal :

le bilan (actif, passif), le compte de résultat,

les annexes,

le rapport de gestion,

le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée (ou la décision d’affectation prise),

le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

Pas de rapport à déposer pour les associés uniques (loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie) :

Lorsque l’associé unique, personne physique, assume personnellement la gérance ou la présidence de la société (EURL, SELURL, SASU, SELASU), il n’y a pas d’obligation de déposer le rapport de gestion.

Pour l’EURL, lorsque l’associé unique est seul gérant de la société, le dépôt au registre du commerce et des sociétés de l’inventaire et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes. Autrement dit, dans cette hypothèse, l’associé unique n’a pas à déposer le procès-verbal d’approbation des comptes annuels ou l’extrait du procès-verbal contenant la décision d’affectation du résultat.

Où s’adresser ?

Vous pouvez déposer vos comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dont relève votre entreprise, ou les envoyer par courrier. Vous pouvez également opter pour un dépôt de vos documents en ligne, via le site infogreffe.fr.

Quel est le coût du dépôt des comptes annuels ?

Coût du dépôt des comptes de l’année en cours, sans dépôt des comptes consolidés : 45,63 € (tarifs 2018).

Dépôt des comptes annuels, pensez à profiter de l’option de confidentialité des comptes

A noter, si le dépôt des comptes annuels reste obligatoire pour toutes les entreprises, les TPE peuvent désormais les rendre confidentiels. Ceux-ci sont alors inaccessibles aux tiers. A ce jour, une différence de traitement est réservée entre les micro-entreprises et les TPE.

Les micro-entreprises (au sens européen du terme) peuvent rendre la totalité de leurs comptes annuels confidentiels si elles respectent au moins 2 des 3 seuils suivants :

total de bilan de moins de 350 000 €,
chiffre d’affaires net de moins de 700 000 €,
moins de 10 salariés.

Les TPE dépassant les seuils précédents et qui déposent leurs comptes annuels à partir du 7 août 2016 peuvent rendre leur compte de résultat confidentiel, si elles ne dépassent pas au moins 2 des 3 seuils suivants :

total de bilan de 4 millions d’€,
chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d’€,
moins de 50 salariés.

Attention, les sociétés holdings sont exclues de l’option de confidentialité des comptes ainsi que les entreprises de crédit, de financement et d’assurance.