La dématérialisation des factures va devenir obligatoire en France d’ici 2023. Une étude nationale du Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) estime que la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.
Plus qu’une simple manipulation informatique, la dématérialisation des factures implique un changement radical dans la gestion comptable des entreprises. On détaille dans cet article en quoi consiste la dématérialisation des factures et les types d’activités concernés par cette dématérialisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Facture dématérialisée : définition
E-facture, facture dématérialisée ou encore facture électronique, tous ces termes désignent une facture qui a été créée, envoyée et reçue par voie électronique. Cette dernière doit contenir toutes les informations nécessaires à la validité d’une facture manuscrite, mais elle doit aussi remplir trois critères :
- Authenticité : elle doit garantir l’identité de son auteur ;
- Intégrité : elle ne doit pas être modifiable ;
- Lisibilité : elle doit être facilement lisible et compréhensible ;
Attention, il ne suffit pas de scanner une facture manuscrite pour en faire une facture dématérialisée : celle-ci doit être créée dès le départ de manière digitale.
L’objectif de la dématérialisation des factures est la lutte contre la fraude à la TVA.
Les avantages pour les organisations
Lorsque les factures ne sont pas dématérialisées, les services comptables peuvent rencontrer de nombreuses difficultés : coûts de traitements élevés, manque de visibilité, perte potentielle, manque de traçabilité… La dématérialisation des factures présente beaucoup d’avantages pour les entreprises :
Gain de temps
Le service comptable n’est pas le seul impacté par la dématérialisation des factures, de nombreux services vont bénéficier d’un gain de temps. Le service client pour la recherche des factures émises, le service commercial pour la recherche d’informations liées à des factures ou encore le service marketing pour définir et visualiser les coûts facilement.
La dématérialisation des factures représente également un véritable gain de temps dans votre relation avec vos différents prestataires. Si vous vous faites accompagner par une agence digitale comme Junto, ou une agence de relation presse par exemple, l’envoi automatique de factures dématérialisées permet à chacun de garder une trace de la relation sans perdre du temps à éditer ces documents tous les mois.
Gain financier
Le coût de traitement manuel d’une facture papier a été estimé à 10 € par la FNFE. Pour ce qui est des factures mal classées ou perdues, les chiffres et les informations sur ce sujet sont assez frappants : 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire.
La dématérialisation des factures permet de réduire le temps de traitement et donc de réduire les coûts de traitement.
Gain d’espace
Les archives représentent une véritable masse de documents à conserver pendant plusieurs années.
Pour rappel, la législation requiert une durée de conservation :
- de 2 à 5 ans pour les documents commerciaux,
- de 10 ans pour les documents comptables, à partir de la clôture de l’exercice,
- de 6 ans pour les documents fiscaux.
La dématérialisation des factures permet également un véritable gain de place pour les entreprises.
L’utilisation d’un logiciel de facturation permet un suivi efficace de ses factures dématérialisées. Mais nous déconseillons l’usage de modèles de facture excel pour favoriser un suivi efficace des factures dématérialisées.
Bon à savoir, les offres d’accompagnement Amarris Expertise Comptable comprennent toutes une application comptable intelligente offrant un outil d’édition et de gestion des devis et factures.
Dématérialisation des factures : êtes-vous concerné ?
Cette dématérialisation des factures ne concerne pas toutes les entreprises, nous allons voir lesquelles sont ciblées par l’obligation.
Les différents types d’activité
Les entreprises peuvent être divisées en plusieurs catégories en fonction de leurs clients :
- B2C (Business-to-Consumer) : il s’agit d’entreprises qui proposent des biens et/ou services pour les particuliers ;
- B2B (Business-to-Business) : il s’agit d’entreprises qui proposent des biens et/ou services pour d’autres entreprises ;
- B2G (Business-to-Government) : il s’agit d’entreprises qui proposent des biens et/ou services pour l’administration publique).
En 2023, la dématérialisation des factures ne sera obligatoire que dans les deux derniers cas (B2B et B2G). Les entreprises qui n’émettent des factures qu’à destination des particuliers ne seront pas soumises pour le moment à cette obligation légale.
Dématérialisation & TVA
En plus de leur type d’activité, les entreprises françaises peuvent également être dissociées en 2 groupes :
- les entreprises assujetties à la TVA ;
- les entreprises non assujetties à la TVA : régime micro-entreprise, sociétés de capitaux ayant opté pour l’option ?
Les entreprises concernées par le Projet de Loi de Finances 2020 rendant la dématérialisation des factures obligatoire sont uniquement celles assujetties à la TVA.
Les échéances
Le calendrier prévu par le gouvernement pour le passage à la facture digitale s’étale de 2023 à 2025 et se fait étape par étape.
L’État a montré l’exemple en faisant progressivement passer les marchés publics aux e-factures à partir de 2017, et prévoit leur systématisation d’ici 2025.
Pour ce qui est de la dématérialisation des factures dans les relations B2G : le 1er janvier 2012, l’État a lancé Chorus Pro. Il s’agit d’une plateforme par laquelle ses fournisseurs doivent passer pour déposer leurs factures. Cette plateforme répondait à l’obligation qu’avait l’État d’accepter les factures dématérialisées.
Le gouvernement est ensuite passé à l’étape suivante, en imposant progressivement ce mode de facturation :
- En 2017 pour les grandes entreprises (de plus de 5 000 salariés) ;
- En 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5 000 salariés) ;
- En 2019 pour les PME (entre 10 et 250 salariés) ;
- En 2020 pour les TPE (moins de 10 salariés).
Le second volet de ce plan de modernisation concerne donc les relations entre entreprises (B2B) en 2025, pour une dématérialisation totale de la facturation pour celles qui sont assujetties à la TVA.
L’article 222 de la loi Macron de janvier 2015 tendait déjà à encourager l’utilisation de la facturation électronique par les entreprises. Il est également important de noter que cet article rendait obligatoire l’acceptation des factures électroniques dans les transactions entre entreprises.
Recourir à un logiciel de facturation en ligne: les avantages
Il existe déjà de nombreuses solutions de dématérialisation des factures. Afin de ne pas être pris de cours, optez dès maintenant pour l’un de ces logiciels. Ces outils offrent de nombreux avantages :
Gain de temps
Vous n’avez plus besoin de traiter manuellement les factures entrantes et l’interface avec votre logiciel de comptabilité est simplifiée. Grâce à l’automatisation, le traitement de la facturation est accéléré et les délais de paiement se réduisent.
Gain d’argent
Une facture dématérialisée est moins onéreuse que sa version papier pour votre entreprise. De plus, la dématérialisation fait gagner du temps à vos collaborateurs, qui peuvent donc se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La réduction des risques
L’utilisation d’un logiciel de facturation permet de réduire les erreurs humaines et les oublis. Vous avez un meilleur accès à votre trésorerie en temps réel et à l’avancement de vos paiements. De plus, le risque de litige avec vos fournisseurs se réduit car le logiciel garantit l’identité de l’émetteur ainsi que la lisibilité et l’intégrité des factures.
Un geste pour la planète
L’impact carbone d’une facture électronique est bien moindre que celui d’une facture papier. La dématérialisation entre dans le concept « zéro papier » et participe à la démarche écologique des entreprises.
En résumé, l’utilisation d’un logiciel de facturation pour la dématérialisation des factures permet d’automatiser le traitement, d’éliminer les impressions papier, de réduire les espaces de stockage, de diminuer le coût de traitement, d’améliorer la traçabilité, de mieux maîtriser la trésorerie et les délais de paiement.
Comment choisir le bon logiciel de facturation?
Voici les principaux points auxquels il faut faire attention lorsque vous choisissez votre logiciel de facturation :
La conformité aux réglementations actuelles et futures
Cette dernière doit être garantie par l’éditeur, en particulier pour prendre en compte les changements, relativement fréquents dans le domaine financier et comptable.
La détection automatique des anomalies
Par exemple pour identifier des montants inhabituels ou des documents falsifiés.
La traçabilité de bout en bout et l’archivage
La solution doit proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, avec un archivage électronique sécurisé garantissant une bonne traçabilité. Ainsi que des environnements robustes et sécurisés, comme des « data centers » certifiés ISO 27001 ou Safe Harbor (protection des données personnelles).
Le retour des clients sur l’éditeur
L’éditeur doit pouvoir démontrer que sa base de clients est conséquente et que ceux-ci témoignent des apports de la solution qu’ils ont mis en place.
La possibilité d’utiliser la solution en situation de mobilité
Du fait de l’évolution des usages, les utilisateurs doivent pouvoir s’approprier la solution de dématérialisation quels que soient le lieu et le contexte de travail.
La facilité d’intégration avec les logiciels comptables, les ERP, le CRM
Une solution de dématérialisation doit coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs. Il faut donc bien vérifier la compatibilité des différents logiciels au sein de votre entreprise.
La qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur
La mise en place d’une ligne facilement accessible (y compris par tchat), ainsi qu’une aide pour le paramétrage et la formation des utilisateurs
Le tableau de bord
Afin d’assurer le pilotage de votre entreprise et d’avoir un bon accès au suivi de votre facturation, le logiciel doit permettre d’élaborer des tableaux de bord efficaces.
