L’embauche est une action entreprise par le dirigeant d’une société dans le but d’engager une personne en vue d’un travail précis. Pour rappel, le bon fonctionnement et le développement d’une entreprise sont fondés sur le travail coordonné du personnel. Ainsi, le nouveau salarié est choisi selon les besoins et compétences requis pour le poste à pourvoir.
Il est à noter que l’embauche d’un employé fait partie des autres formalités courantes à déléguer à un expert-comptable. En effet, ce dernier peut-être présent au cours du processus de recrutement. Il peut, par exemple, procéder à une analyse des moyens financiers de la société pour permettre au dirigeant de connaître sa capacité financière. De plus, son expertise peut être requise pour certaines questions liées au droit.
Découvrez détail la procédure pour une entreprise qui désire embaucher ainsi que le rôle éventuel de son expert-comptable.
Procédure d’embauche, étape 1 : la déclaration préalable (DPAE)
À moins que l’entreprise en recherche de salarié n’utilise un dispositif simplifié comme le Chèque emploi service universel (CESU), l’établissement d’une DPAE est indispensable pour une nouvelle embauche. Ceci, qu’il s’agisse d’un CDI, CDD ou de n’importe quel autre type de contrat.
En règle générale, la déclaration est à déposer à l’Urssaf ou la MSA (s’il s’agit d’un régime agricole) auquel est affiliée l’entreprise recruteur. La durée pour un tel dépôt est de 8 jours avant l’embauche en elle-même.
Avec la dématérialisation, la transmission de cette déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises procédant à un nombre élevé de déclarations. D’ailleurs, le moyen le plus rapide pour faire ce dépôt est la saisie en ligne sur le site officiel www.due.fr. Cette plateforme ne concerne toutefois que les employeurs relevant du régime général de sécurité sociale.
Cela dit, le format papier (formulaire officiel) peut également être utilisé si la société n’envisage pas l’envoi d’un grand nombre de fiches. L’utilité de la déclaration réside dans la capacité qu’elle octroie à l’entreprise d’accomplir plusieurs formalités en un temps record. Il agit notamment de :
- l’immatriculation de l’employeur aux régimes de sécurité sociale, d’assurance chômage ainsi qu’à un service de santé au travail si c’est la première fois que l’entreprise lance un recrutement ;
- l’immatriculation du nouveau salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie, s’il n’y est pas encore inscrit ;
- la demande médicale d’embauche ;
- l’affiliation aux institutions de retraite complémentaire et aux institutions de prévoyance pour le régime social agricole.
Il est à retenir que le défaut de remise de la DPAE peut conduire l’entreprise à payer une pénalité, dans le cas où l’oubli est involontaire. En revanche, s’il est prouvé que l’omission de l’établissement de la DPAE est volontaire, l’employeur est directement en marge de la loi. Il peut donc être poursuivi pour travail dissimulé.
Embauche d’un salarié, étape 2 : le contrat de travail
Durant les démarches pour embaucher un nouveau salarié, la rédaction du contrat de travail est un point de passage obligatoire.
En fait, bien que le droit français n’ait pas d’exigence en matière de contrat à durée indéterminée à temps complet, il existe une directive européenne qui recommande la rédaction d’un document collectant un certain nombre d’informations. De plus, il y a des conventions collectives insistant sur l’opportunité de rédiger un contrat de travail. D’ailleurs, dans certains cas, ce contrat s’impose aux parties. Il s’agit entre autres :
- du travail à temps partiel ;
- du travail à durée déterminée ;
- de l’alternance.
Dans la pratique, le contrat de travail doit faire mention d’informations obligatoires ainsi que des clauses particulières laissées à la discrétion de l’employeur.
On trouve notamment la clause de non-concurrence, celle de dédit-formation, la clause de mobilité et celle d’objectif. Le plus important dans un contrat de travail, cependant, c’est le respect des droits, des libertés fondamentales du salarié et du respect de sa vie privée.
Procédure de recrutement en entreprise, étape 3 : la visite médicale d’embauche
Depuis janvier 2017, la Visite d’information et de prévention (VIP) a pris la place de la visite d’embauche. Fait avec un professionnel de la santé, ce rendez-vous permet de connaître l’état réel et général de santé du nouveau salarié. C’est également le moment trouvé pour l’informer sur les risques liés à son poste et le sensibiliser sur les gestes à poser pour sa propre protection.
Le rendez-vous de santé VIP s’effectue normalement au plus tard dans les 3 mois après l’embauche et se renouvelle tous les 5 ans. À noter que l’employé peut demander ce rendez-vous à n’importe quel moment de son contrat dans l’entreprise.
Cela dit, comme dans toutes règles, il y a des exceptions, ici, l’employeur peut être dispensé du rendez-vous VIP si les conditions suivantes sont réunies :
- le salarié occupé un emploi qui présente les mêmes risques d’exposition que son ancien poste ;
- le professionnel de santé a la fiche d’aptitude de l’employé. Il connaît donc l’état de santé général de ce dernier ;
- il n’y a eu aucune mesure d’aménagement ou de transformation du poste de travail. De plus, aucune inaptitude n’a été observée à propos du salarié au cours des 5 dernières années (3 pour les salariés handicapés, invalides ou travailleurs de nuit).
À retenir : les postes à risques (comme ceux pendant lesquels le travailleur subit une exposition à l’amiante, le plomb, etc.), ainsi que les mineurs, font toujours l’objet d’un suivi médical renforcé. Ces travailleurs doivent passer un examen médical approfondi d’aptitude auprès d’un médecin du travail dans le processus de l’embauche. En général, ce rendez-vous conduit à une aptitude au poste de travail qui est renouvelée tous les 4 ans, avec une visite intermédiaire tous les 2 ans.
L’embauche dans une entreprise : des démarches particulières
Certaines démarches spécifiques sont à effectuer par l’entreprise, telles que :
- l’affiliation du salarié au régime de prévoyance instauré par l’entreprise : pour intégrer le nouvel arrivé, la société doit avoir recours à sa caisse de prévoyance pour avoir des informations sur la démarche à suivre ainsi que les documents à produire (bulletin d’affiliation, questionnaire médical, etc.) ;
- l’affiliation à la mutuelle d’entreprise, qui est obligatoire depuis 2016 ;
- le livret d’épargne salariale : si la société a instauré un système d’épargne salariale à en interne (intéressement, participation, PERCO, PEE), le salarié doit recevoir son livret d’épargne lors de son embauche, précisant les informations relatives à ce dispositif ;
- le BIAF : les sociétés soumises à l’ANI du 5 décembre 2003 (secteur artisanal, commerce et industrie) doivent transmettre, à l’embauche du nouvel employé en contrat à durée déterminée, un bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF). Ce bordereau a pour objectif d’apporter au salarié les données sur ses droits par rapport au congé formation.
Pour conclure, le processus d’embauche dans une entreprise est un ensemble de démarches obligatoires. Toutefois, il existe d’autres démarches supplémentaires qui n’interviennent que dans certaines situations (cas de jeunes de moins de 18 ans, travailleurs étrangers, travailleurs à mobilité réduite, etc.).
Pour information, il est possible de recourir a des dispositifs d’aides à l’embauche, afin de recruter de nouveaux salariés dans de meilleures conditions financières.
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Article publié initialement le 23 octobre 2012
