Un certain nombre de registres doivent être tenus à jour régulièrement et conservés dans l’entreprise en cas de contrôle. Et c’est là l’enjeu le plus important, en cas de défaillance constatée lors d’un contrôle, c’est l’amende assurée. Vérifiez que vous êtes bien au point avec la liste des registres obligatoires.
Quels sont les registres obligatoires pour votre société ?
Il y a bien entendu les registres comptables (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.) liées aux obligations comptables auxquelles votre entreprise est soumise. Nous n’allons pas les détailler dans cet article, mais évidemment, même si ce n’est pas vous qui tenez votre comptabilité, vous devez vous assurer que ceux-ci sont correctement tenus à jour par votre expert-comptable.
En plus des registres comptables, votre société est soumise à différentes obligations, variables selon le statut juridique et la présence ou non d’employés au sein de la structure.
Comment conserver les registres obligatoires ?
Ceux-ci doivent être tenus à jour régulièrement. Selon les registres, la mise à jour sera plus ou moins récurrente.
Dans tous les cas, ceux-ci doivent être mis à jour « sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles ». En effet, ces registres sont encore, pour certains, tenus manuellement (et si !).
Selon les registres, le formalisme imposé ne sera pas le même. Ainsi seuls les registres juridiques devront être côtés et paraphés par le greffe du Tribunal de commerce avant utilisation (ou en mairie si votre mairie le propose encore).
Ces formalités peuvent sembler un tant soit peu désuètes, il faut pourtant les suivre scrupuleusement. A titre d’exemple, l’absence de registre du personnel ou une erreur de mise à jour ou un oubli de mentions obligatoires peuvent être sanctionné par 3 750 € d’amende par salarié concerné.
Les registres obligatoires liés au droit du travail
Dès que vous employez des salariés, vous avez l’obligation de tenir à jour :
- Le registre unique du personnel
Celui-ci recense tous les mouvements de personnel. Dès que vous embauchez un collaborateur, vous devez le mentionner dans le registre, dans l’ordre des embauches.
Il faudra indiquer pour chaque salarié : son nom et prénom, sa date de naissance et nationalité, son emploi et sa qualification, le type de contrat signé (CDD, CDI…) et ses dates d’entrée et de sortie de l’entreprise.
- Le document unique d’évaluation des risques
Il liste tous les dangers potentiels pour les salariés de l’entreprise. Chaque risque devra être analysé. Il doit être :
• actualisé tous les ans et à chaque modification des conditions de travail,
• mis à la disposition des salariés et des organismes susceptibles de le consulter en cas de contrôle (inspection du travail, médecine du travail, etc.).
En matière de registres obligatoires pour les employeurs, le livre de paie n’est plus obligatoire. Vous devez toutefois conserver l’ensemble des bulletins de salaire pendant au moins 5 ans (version papier ou électronique).
Attention également, selon les entreprises et les activités, d’autres registres sont obligatoires, tels que le registre des repos hebdomadaires particuliers ou le registre des exercices incendie, etc.
Les registres liés au droit des sociétés
La liste ci-dessous va varier en fonction du statut juridique choisi pour exercer. Selon les statuts, certains registres, ne seront pas obligatoires mais simplement conseillés.
Si vous exercez en société, d’autres obligations s’imposent en matière de registres. Vous devez ainsi tenir à jour et conserver :
- Le registre des Assemblées Générales
Quel que soit le statut de votre société, celui-ci est systématiquement obligatoire.
Et ceci est valable également lorsque vous êtes le seul associé, on parle alors de registre des décisions de l’associé unique (en EURL, SASU).
Le registre des Assemblées Générales doit retracer par écrit l’ensemble des décisions prises pendant toute la durée de vie de la société.
Pour être valide, le registre des Assemblées générales doit être au préalable paraphé et côté par le Greffe du Tribunal de commerce (coût : 2,96 euros TTC par livre auquel s’ajoutent les frais d’envoi) ou à la mairie de la commune si celle-ci le propose (c’est gratuit en mairie).
La cote sert à numéroter les pages du livre, du registre ou du répertoire, tandis que le paraphe permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression…) et donner date certaine à celles-ci.
Notez que vous devez aussi conserver :
- Le registre des feuilles de présence aux assemblées générales
- Pour les sociétés à associé unique : l’annexe sur les conventions réglementées
- Pour les sociétés pluripersonnelles : le rapport spécial
- Le registre des bénéficiaires effectifs :
Obligation récente, ce registre s’impose également à toutes les entreprises depuis le mois d’août 2017. Il permet de désigner les personnes exerçant un réel contrôle de la société, « les bénéficiaires effectifs ».
Il existe encore d’autres registres juridiques, mais ceux-ci ne sont pas systématiquement obligatoires. On les croise cependant rarement en SAS ou SARL, car ils ne sont imposés qu’en SA :
- Le registre spécial des procès-verbaux d’assemblées générales
- Le registre de présence aux conseils
- Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil
- Le registre des mouvements de titres
Les registres obligatoires depuis la nouvelles loi sur la protection des données personnelles
C’est un autre point majeur dont les entreprises doivent dorénavant tenir compte. Depuis la mise en application à compter du 25/05/2018 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous devez en plus ajouter à la liste des registres obligatoires ceux qui recensent les traitements que votre entreprise ou ses sous-traitants peuvent apporter à des données personnelles.
Il est donc obligatoire de tenir à jour :
- Un registre recensant les activités de traitement informatiques pour lesquelles l’entreprise est responsable des traitements apportés aux données : il s’agit des traitements mise en œuvre selon des objectifs et des moyens de traitement déterminés par l’entreprise ;
- Un registre recensant les activités de traitement pour lesquelles l’entreprise sous-traite l’utilisation de données personnelles pour le compte d’un responsable de traitement.
Ces registres décrivent les modalités (données personnelles concernées, durée de conservation, fondement juridique du traitement, finalités du traitement, mesures de sécurité appliquées au traitement, etc.) pour chacun des traitements effectués par l’entreprise. Voir aussi : le point sur vos obligations en matière de traitement des données personnelles.
Les registres obligatoires par secteurs d’activité
Certaines activités vont imposer la tenue d’autres registres. Par exemples, les brocanteurs et antiquaires ont l’obligation de tenir à jour un registre de police ou de brocante qui va retracer la provenance de chaque objet vendu.
Dans le bâtiment, on peut noter, notamment, les obligations suivantes :
- Le registre-journal de la coordination
- Le registre des chantiers
Créateur d’entreprise, consultez votre chambre professionnelle ou les fédérations professionnelles de votre secteur si vous n’êtes pas complètement au point des obligations propres à votre activité.
- Le conseil de nos experts comptables pour la tenue de vos registres obligatoires
La tenue des registres est une obligation, cela peut sembler fastidieux mais les sanctions encourues sont pour le moins dissuasives. En la matière, un peu d’organisation s’impose. En cas de doute ou d’interrogation, votre expert-comptable peut vous aider.
Article publié initialement le 7 septembre 2018
