Evidemment réussir à définir ses tarifs et choisir la méthode de facturation la plus avantageuse n’est pas tout à fait simple. Les freelances, installés de longue date savent à quoi s’attendre et comment bien facturer leurs services mais pour ceux qui débutent, c’est une tout autre histoire. Facturer au temps passé ou au forfait ? Il n’y a pas de méthode meilleure que l’autre. Tout dépend du type de mission, de sa durée mais aussi de vos préférences. On vous dit tout pour faire au plus simple, au plus rentable et au moins prise de tête !
Facturation au temps passé (TJM)
Le principe est simple. En facturant au temps passé, vous fixez un prix à la journée, votre taux journalier moyen (TJM).
Pour obtenir votre TJM, il suffit de tenir compte de :
- la rémunération que vous souhaitez percevoir,
- vos frais de fonctionnement (assurances, abonnements, frais bancaires…),
- vos charges sociales et des impôts à payer,
- votre nombre de jours travaillés.
L’avantage de cette méthode est que le montant à facturer est en corrélation avec la durée de la mission. Plus il vous faut de temps pour effectuer la mission et plus le montant à facturer est élevé. S’il est recommandé de toujours vous garder une petite marge de manœuvre qui permettrait d’éponger une estimation un peu faible du temps à passer, rien ne sert de trop étaler les choses non plus… vos donneurs d’ordre ont très souvent une idée assez précise des temps d’intervention des missions qu’ils externalisent.
Retrouvez tous nos conseils pour bien fixer votre TJM dans notre article dédié.
Facturation au forfait
La facturation au forfait a le mérite de souvent plaire aux clients et ce, pour une bonne raison. En effet, du côté du client c’est un réel avantage puisqu’il sait à l’avance le budget alloué à la prestation sans que ne vienne se mêler la contrainte « temps » qui peut faire grimper sa facture. Un atout pour lui qui peut l’être pour vous également ! Si vous souhaitez que la balance pèse en votre faveur pour le choix que fera le prospect, proposez-lui un « package » de ce dont il a besoin. Un prix fixe est de bon augure si le forfait est bien pensé.
Attention, le choix d’une facturation au forfait doit être bien réfléchi. Si vous facturez au temps passé pour un TJM de 500 € mais que pour une mission à la semaine vous préférez facturer au forfait (supposons que vous facturez la mission pour un forfait à 2 500 €), il faut être certain que vous n’y passez pas plus de 5 jours. Le schéma est logique mais peut être facilement compromis quand on débute et où les erreurs d’estimation de temps sont monnaie courante.
Finalement, si sur le papier la facturation au forfait ne délimite pas le temps imparti à la mission, il reste essentiel de savoir estimer précisément le temps que vous allez y consacrer. Tout simplement pour délimiter de manière fiable à partir de quel moment le forfait proposé à votre client n’est plus rentable pour vous. En clair, au forfait, si vous évaluez mal votre temps de travail, vous êtes perdant !
Alors, facturer au forfait ou facturer au temps passé ? Pourquoi ne pas tester les 2 modes de facturation pour vous faire votre propre avis ? Et peut-être que l’un conviendra mieux pour un type de prestation quand l’autre vous fera perdre en rentabilité, et vice-versa. En création, vos 1res missions seront l’opportunités de « tâtonner » un peu. Autant, pour ce faire, mettre à profit la période où vous percevez le maintien de votre allocation chômage (ARE) !
Facturation au forfait et au TJM : croisez les deux méthodes pour mieux régner
Selon le type de prestation et la longueur de la mission, c’est sans doute le secret d’une facturation efficace !
A titre d’exemple, un développeur web freelance peut tout à fait facturer de la manière suivante :
- Facturation au temps passé (TJM) pour le développement d’une création de site.
- Facturation au forfait pour les améliorations nécessaires après la mise en ligne du site Internet.
A vous de faire en sorte qu’il y ait un minimum de concordance entre vos méthodes de facturation et vos prestations.
La facturation : quelles sont vos obligations légales ?
Pour établir vos factures, vous ne pouvez pas vous y prendre comme bon vous semble. Des mentions sont obligatoires et des sanctions peuvent s’appliquer en cas de défaut de facturation (omission de mentions ou inexactitudes). L’idéal est d’utiliser un outil de facturation pour limiter les erreurs.
Pour en savoir plus : Faire une facture : quelles règles suivre pour éviter les litiges ?
A noter : vos factures et toutes les pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales sont à conserver pendant 6 ans.
Nos conseils pour facturer à bon escient !
Anticipez vos dépenses pour toujours exercer au « bon » tarif
Au TJM ou au forfait, la fixation de vos tarifs ne doit pas seulement tenir compte de la bonne exécution de la mission. Votre compta, les assurances, vos outils et abonnements… il vous faut penser à tout un éventail de dépenses que vos tarifs doivent aussi couvrir.
Et (bien sûr) faites signer un devis
Cela semble évident, rappelons-le, le devis permet de matérialiser le début d’une relation avec un potentiel client. Un fois signé, le devis engage le client. Après signature, le client ne peut plus contester les prix indiqués dans le devis ou les délais qui ont été mentionnés.
Attention, trop détailler son devis peut pénaliser. Si vous facturez au forfait, un « devis à la carte » laisse la possibilité au client de diminuer le prix total en retirant une ou deux lignes du devis qui ne lui paraissent pas forcément primordiales pour la bonne exécution de la mission mais qui viennent diminuer le montant à facturer. Le souci, c’est que de votre côté cela peut compromettre la rentabilité de la mission. Bref, un devis détaillé, c’est bien… mais trop détaillé, ça peut être contre-productif. Faites en sorte de ne pas permettre à votre prospect de « faire son marché » dans la prestation que vous lui proposez. Au forfait, le mieux est de vendre vos prestations comme un package à un prix unique.
A noter : le devis sécurise la relation freelance-client mais n’entre pas autant dans les détails qu’un contrat. Un contrat sera plus sécurisant juridiquement.
Demandez un acompte !
A moins de travailler pour la gloire, rien d’étonnant à vouloir sécuriser les paiements en demandant un acompte. Facturation au forfait ou au temps passé, demander un acompte à la signature du devis est un bon moyen de vous prémunir des retards de paiement et de jauger la volonté du client à vouloir faire affaire avec vous.
C’est aussi un sésame éprouvé pour faire fuir les mauvais payeurs.
Comment vous faire payer en trois étapes ?
- Relancez le retardataire (sait-on jamais, peut-être qu’il ne s’agit que d’un oubli),
- Si le problème vient d’ailleurs, proposez un échelonnement de paiement,
- Enfin, si le problème perdure et que les relances n’y font rien, l’ultime étape est de préparer un courrier de mise en demeure pour exiger la régularisation dans un délai donné.
Pour mettre en garde (voire esquiver) les mauvais payeurs : prévoyez des pénalités en cas de retard de paiement. Bien sûr, faites-en mention dans vos devis, factures et CGV.
Protégez-vous avec les conditions générales de vente (CGV)
Rédiger des CGV vous permet de cadrer la relation de travail avec votre client ce qui limite les litiges. D’un côté, les CGV fixent vos propres obligations vis-à-vis du client. D’un autre côté, elles fixent les obligations du client. Dans vos conditions générales de vente, certaines clauses sont obligatoires (si vente à des particuliers) : les modalités de règlement, les éléments de détermination du prix, les réductions). D’autres sont facultatives mais très utiles : conditions de livraison, droit de rétractation…
Dites oui au sans-faute avec un logiciel de facturation
Evitez-vous les erreurs (parfois toutes bêtes) en éditant vos factures à partir d’un logiciel de facturation qui pourra après paramétrages appliquer automatiquement vos mentions. Utiliser un outil, en plus de simplifier cette tâche chronophage qu’est la facturation, vous permet de faire un suivi de vos factures.
Les erreurs de calcul, les numéros de factures ou même des factures qui disparaissent… toutes sortes d’erreurs peuvent voir le jour. Et souvent, ce n’est pas faute de vouloir bien faire !
Chez Amarris Expertise Comptable, nos solutions comptables (avec ou sans comptable dédié) vous font bénéficier d’un accès à un outil de gestion en ligne (Fizen) pour l’édition de vos devis et factures et pour la simplification de votre compta.
Les erreurs à bannir !
« J’y vais au pifomètre et j’ajusterai par la suite si besoin »
Le risque principal : sous-estimer la tarification de vos prestations ! Sans une réelle étude de ce qui se fait ailleurs et surtout si vous débutez, il est possible de tarifer trop bas (ou trop haut).
Pour un TJM de 250 € sur 20 jours travaillés, vous pouvez avoir l’impression de « bien gagner » votre vie. Sauf que les calculs sont loin d’être bons ! Pour le calcul de votre TJM, il vous faudra tenir compte d’un bon nombre de variables. Entre les impôts, les charges, vos vacances et les périodes de creux… un TJM qui à première vue vous donne l’impression de doubler votre salaire peut ne représenter finalement qu’un revenu moyen qui vous fera rapidement douter de la rentabilité de votre affaire.
Pour bien faire, vous devez avoir les points suivants bien en tête :
- Vos prix doivent pouvoir être justifiés à vos potentiels clients,
- Vos tarifs doivent tenir compte des prix du marché. Alignez-vous à la concurrence (ou pas : si vous mettez en avant une valeur ajoutée que les autres n’ont pas ou une expertise métier qui rassure les entreprises du secteur),
- Et surtout, faites en sorte que votre activité soit rentable (sinon à quoi bon !).
Si se lancer sans trop réfléchir à vos tarifs est loin d’être une bonne idée dans le cadre d’une facturation au temps passé, ça l’est encore moins pour une facturation au forfait. Mal estimer le temps accordé à une prestation au forfait peut vous coûter cher en termes de rentabilité.
« Je dois baisser mes tarifs pour trouver mes premiers clients »
C’est sans doute une des pires erreurs du freelance débutant et certainement la plus courante. En comparaison à l’erreur précédente, dans ce cas précis, vous êtes conscient que votre expertise vaut plus sur le marché. Alors pourquoi brader vos prix ?
Pour bien fixer vos tarifs, il s’agit simplement de trouver un compromis entre votre profil, votre valeur ajoutée et le besoin du client. Mais en aucun cas, baisser ses prix n’est une solution quand on démarre ! Cela peut même avoir l’effet inverse et vous porter préjudice. Le prospect qui tombe sur votre profil peut douter de la qualité de vos services et se tourner vers un autre freelance avec les mêmes compétences que les vôtres mais qui facture plus cher en connaissance de cause.
En clair, il vous suffit de trouver le juste milieu !
De plus, vous n’êtes jamais à l’abri d’un succès. Une mission qui se passe bien peut en entraîner d’autres. Mais il est toujours très difficile de renégocier un tarif à la hausse une fois la 1re négociation passée. Si vous souhaitez faire un « geste commercial » pour marquer le début de la relation client, offrez une petite presta, une analyse connexe qui vous demande peu de temps, mais ne bradez pas votre prix de journée !
Pour faire simple : en partant d’un TJM, il est plus évident de vous faire une idée de votre facturation au forfait. Cela permet de vous appuyer sur une base permettant d’identifier si la mission est rentable ou non.
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