Facturation électronique obligatoire : ce qu’il faut retenir

La facturation électronique va devenir progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er septembre 2026 (grandes entreprises et ETI) et du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises, y compris les micro-entreprises. Cette évolution technique va permettre de simplifier les échanges, de réduire les délais de paiement et de lutter contre la fraude à la TVA. Focus sur ce qu’il faut retenir pour anticiper la mise en conformité.

Facturation éléctronique, un changement numérique pour toutes les entreprises

Avant toute chose, définissons précisément ce qui fait d’une facture une facture éléctronique.
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique normalisé qui comprend des données structurées.
Le simple fait d’envoyer et de recevoir une facture par des moyens numériques ne suffit pas à en faire une facture électronique, on parle alors de facture dématérialisée.

Les factures émises électroniquement, devront donc garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de leurs contenus : « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. » (art. 289 V du CGI).

En clair, selon ces 3 critères clés, la totalité du contenu de la facture électronique sera infalsifiable, de son émission à sa réception, y compris les informations relatives à votre identité via un système de signature électronique.

Pourquoi l’adoption d’une nouvelle loi dédiée à la facturation éléctronique ?

La facturation électronique a pour objectif à la fois de sécuriser, simplifier et moderniser les échanges.

Elle offre plusieurs avantages pour la gestion fiscale et comptable des entreprises :

• Lutte contre la fraude fiscale
• Réduction des délais de paiement
• L’amélioration de la compétitivité des entreprises

Côté entreprise, la facturation éléctronique permet de mettre en place des bénéfices organisationnels tels que :

• Réduction des erreurs de facturation
• Baisse des coûts de traitement des factures
• Accélération des cycles de paiement

Pour l’État, c’est le moyen d’opérer :

• Un meilleur suivi des transactions
• Une collecte plus efficace des taxes, notamment la TVA

Elle s’inscrit dans un cadre européen et international, en ligne avec les pratiques déjà adoptées par de nombreux pays pour faciliter les échanges transfrontaliers.

Deux notions importantes dans l’implication des entreprises : e-factoring et e-reporting

Toutes les entreprises soumises à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur secteur, seront concernées par cette réforme.

Deux obligations principales s’appliquent :

• E-factoring : dépôt des factures sur le portail public de facturation dans un format standardisé.
• E-reporting : dépôt mensuel d’un récapitulatif des transactions avec des non-assujettis (comme les journaux de caisse).

Vigilance : les entreprises qui ne respectent pas ces obligations risquent des sanctions, telles que des amendes ou des contrôles fiscaux.

Le calendrier du déploiement de la facturation électronique et e-reporting

Initialement prévue pour juillet 2024, l’obligation de recevoir des factures électroniques a été reportée (cf. annonce du 27 juillet 2023).

Voici les dates fixée pour la mise en place de la facturation éléctronique :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI devront également émettre des factures électroniques et e-reporting à cette date.
• 1er septembre 2027 : au tour des TPE et PME et micro-entreprises, elles devront elles aussi passer à l’émission obligatoire de factures électroniques ainsi qu’à l’e-reporting.

Important : ces dates fixées ne pourront être repoussées, le cas échéant, que de 6 mois maximum.

Cette obligation s’accompagne d’un autre impératif, suivant le même calendrier : transmettre à l’administration fiscale les données concernant toutes les opérations impactant la TVA.

Cela inclut les informations sur les ventes et prestations de services aux particuliers (comme dans le commerce de détail, où une facture n’est pas toujours émise) ainsi que les transactions avec des opérateurs étrangers, telles que les exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires (à l’exception des importations, dont les données sont collectées par les douanes).

Pourquoi avoir mis en place deux dates pour le déploiement de la facturation électronique ?

Cette mise en place progressive permet aux entreprises de se préparer en amont.

Pour votre entreprise bien sûr, cela suppose d’anticiper le plus en amont possible cette étape de dématérialisation. Il faut commencer à s’en préoccuper !

Comment procéder pour bien préparer le passage à la facturation électronique ?

Deux temps à réaliser en amont de l’émission définitive vont permettre de préparer sans stress ce basculement.

• Etape 1 : dresser un état des lieux de vos flux de factures et d’en faire une cartographie.
• Etape 2 : une fois cette revue réalisée, il sera possible de définir la stratégie la plus adaptée. Soit, émettre les factures directement (dans ce cas il conviendra de choisir une plateforme de dématérialisation) ou passer par un tiers (experts comptables, logiciel de gestion, opérateurs de dématérialisation).

Le conseil de votre équipe d’expertise comptable pour bien vous préparer à la facturation électronique

La facturation électronique arrive, et il est crucial pour votre entreprise d’anticiper cette transition. Voici quelques conseils pour vous préparer efficacement :

1. Adaptez vos systèmes informatiques
   Vérifiez dès maintenant si votre logiciel de facturation ou de gestion de caisse est compatible avec les nouvelles exigences. Il pourrait être nécessaire de mettre à jour vos outils ou d’investir dans des solutions conformes aux standards imposés par la loi.
2. Assurez la conformité de vos factures
   Mettez en place des processus de vérification et d’archivage pour garantir que vos factures électroniques respectent les normes et peuvent être conservées à long terme. Une étape essentielle pour éviter des sanctions ou des problèmes de conformité.
3. Exploitez vos données de facturation
   La facturation électronique peut devenir un atout stratégique pour votre entreprise. En structurant et en analysant les données liées à vos factures et paiements, vous pouvez utiliser ces informations pour améliorer vos délais de paiement, gérer vos impayés et optimiser votre trésorerie.
4. Suivez les directives officielles
   Des guides et documentations sont disponibles (votre comptable est à même de vous les partager) pour vous accompagner dans cette transition. N’hésitez pas à vous référer à ces ressources pour comprendre en détail les étapes de mise en œuvre.

En anticipant cette réforme, vous vous assurez non seulement d’être en conformité, mais aussi de tirer parti de nouvelles opportunités pour mieux piloter votre entreprise.Pour toute question, votre expert-comptable est toujours là pour vous guider et vous accompagner. N’hésitez pas à le contacter.