Comment faire une facture ? Vous créez une entreprise et vous devez établir votre première facture. Vous vous demandez quelles sont les mentions obligatoires à y faire figurer ? Bon 1er réflexe ! Le second devrait être être de choisir le bon outil de facturation, celui qui vous fait gagner du temps avec les bonnes automatisations et un système de relances pour le suivi de vos paiements. Mais c’est une autre histoire. A la veille du passage à la facturation électronique, voici toutes les informations que doivent comprendre oblifatoirement vos factures.
Quand doit-on obligatoirement faire une facture ?
La facture matérialise l’achat et la vente d’un bien ou d’un service. Elle est obligatoire pour toutes les transactions commerciales entre professionnels.
La facture doit être émise « dès la réalisation de la livraison » ou de la prestation de services*.
Concernant la vente d’un professionnel à un particulier, il faut différencier deux cas :
- La vente de marchandise, où l’établissement d’une facture est obligatoire seulement pour les assujettis à TVA et à la demande du client.
- Les prestations de services où la l’établissement d’une facture est obligatoire pour toutes les prestations supérieures à 25 € ou à la demande du client.
Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur les factures ?
La facture doit être rédigée en double exemplaire, un pour le vendeur et un pour l’acheteur.
La facture doit faire obligatoirement apparaître les informations suivantes :
- Le nom (ou la raison sociale) du vendeur et son adresse (+ adresse de facturation si celle-ci est différente*)
- Le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) suivi de la ville du greffe d’immatriculation (uniquement pour les sociétés)
- La forme de la société et le montant de son capital social (uniquement pour les sociétés)
- Le nom de l’acheteur et son adresse
- Le numéro d’identification de TVA (sauf pour les opérations inférieures à 150 € HT)
- La date d’établissement de la facture
- Un numéro de facture unique appartenant à une suite chronologique
- Le numéro du bon de commande*
- La nature ou la référence des marchandises ou prestations vendues
- Les quantités
- Le prix unitaire hors taxes (HT) et le montant des remises accordées
- Les taux de tva appliqués et le montant de la tva ventilé par taux de tva (ou en l’absence de tva, la référence de l’article du code général des impôts justifiant de cette exonération)
- La date prévue de règlement
- Le montant total à payer
- Les conditions d’escompte, le taux des pénalités de retard (si retard de paiement)
- Attention, depuis la loi en faveur du statut unique pour les indépendants, mise en application depuis le 15 mai 2022, les entrepreneurs individuelles doivent également faire figurer la mention « EI » et « Entrepreneur individuel » à côté de leurs nom et prénom. Cette obligation est également imposée aux micro-entrepreneurs dont le statut juridique est bien l’entreprise individuelle (EI).
Quelles sont les mentions facultatives pour faire une facture ?
Sur la facture vous pouvez également indiquer des mentions concernant :
- Votre marque
- Votre enseigne
- Vos conditions générales de ventes
- Les modes de règlements acceptés
En bref sur votre facture vous pouvez en plus des informations obligatoires, ajouter toutes les mentions que vous trouvez pertinentes pour votre acheteur.
La plupart des outils de facturation vous permettent de personnalier vos mentions. A vous de personnaliser votre outil pour gagner du temps à chaque nouvel facture.
Quid des mentions obligatoires avec la facturation électronique ?
A noter, depuis le 1er juillet 2024, doivent également figurer sur vos factures (décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022) :
- le numéro Siren/Siret,
- l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation,
- le type d’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte,
- l’option de paiement de la TVA d’après les débits.
Concernant vos obligations en matière de facturation électronique (e-invoicing) : les délais de mise en conformité aux normes européennes ont été reportés à plusieurs reprises.
La facturation électronique va devenir progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er septembre 2026 (grandes entreprises et ETI) et du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises, y compris les micro-entreprises.
Cette évolution technique va permettre de :
- simplifier les échanges,
- réduire les délais de paiement
- lutter contre la fraude à la TVA.
Que risquez-vous en cas d’erreur ou d’oubli de mentions obligatoires sur une facture ?
En cas d’oubli, d’omission ou d’erreur, plusieurs sanctions sont prévues par le législateur. Les sanctions concernant le défaut de facturation sont d‘ordres différents :
Le défaut de facturation s’apparente à un délit passible d’une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (une société, une association)*.
D’un point de vue fiscal : le défaut de facturation (non faite) peut entraîner une amende de 50 % du montant de la transaction. De plus, le code général des impôts prévoit une amende fiscale d’un montant de 15 € par omission ou inexactitude sur les factures sans que le montant de l’amende fiscale ne puisse excéder le quart du montant de la facture.
Le conseil de votre expert comptable pour commencer à faire vos factures
Ça y est vous savez tout ou presque pour faire votre première facture. Vous remarquez donc que cela ne s’improvise pas. Alors en cas de doute, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable. Il vous fournira tous les conseils nécessaires à son établissement.
Le plus simple, c’est de choisir un outil de facturation adapté à vos besoins et qui vous permet d’automatiser au maximum la préparation de ces factures et surtout la suite : le suivi et les relances paiements !
La plupart des experts-comptables vous proposent des outils de suivi de votre activité. Mieux encore, certains comprennent un outil de facturation relié à votre comptabilité pour automatiser votre administratif. C’est le cas avec vos solutions Amarris Expertise Comptable. Le plus sûr moyen de passer le moins de temps possible en paperasse pénible mais néanmois indispensable !
*Conformément aux modifications de la réglementation applicable aux factures à compter du 1er octobre 2019.
Article publié initialement le 21 août 2014
