Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, les documents à lui remettre sont au nombre de trois. Ces documents doivent être établis quels que soient la nature de l’entreprise, la forme du contrat de travail et le motif de la rupture. Dans certains cas, d’autre documents doivent également être remis. Attention : en cas de licenciement, une erreur dans la procédure peut donner lieu à versement de dommages et intérêts.
Les documents à remettre dans tous les cas en fin de contrat
1. Le certificat de travail :
A la fin de son contrat de travail, l’employeur doit tenir à la disposition du salarié un certificat de travail comportant les mentions suivantes (obligatoires) :
- date d’entrée et de sortie,
- nature de l’emploi occupé,
- nombre d’heures acquises et non utilisées au titre du DIF, valorisation de ce solde (nombre d’heures x 9,15 euros) et coordonnées de l’OPCA compétent.
Attention ! Certaines mentions sont interdites : comme le motif de la rupture du contrat de travail, mentions discriminatoires ou pouvant porter préjudice au salarié.
2. L’attestation assurance chômage (attestation d’employeur destinée à pôle Emploi) :
Ce document obligatoire permettra à l’ex-salarié de s’inscrire à Pôle emploi. Il doit être remis dès la fin du contrat de travail.
Le document mentionne notamment les dates de l’emploi occupé, le motif de la rupture du contrat de travail, le salaire brut des 12 derniers mois et le détail des sommes versées à l’occasion de la rupture du contrat.
Le formulaire est fourni sur demande par le Pôle emploi ou peut être directement éditée par les logiciels de paye.
Tenir ce document à la disposition du salarié ne suffit pas : l’employeur doit également adresser un exemplaire directement à Pôle emploi. L’adresse postale est unique pour le territoire métropolitain et les DOM : Centre de traitement – BP 80069 – 77213 AVON Cedex.
Attention ! Le défaut de remise du certificat de travail ou de l’attestation assurance chômage expose l’employeur à des sanctions pénales. En outre, la non-remise ou la remise tardive peut ouvrir droit à des dommages-intérêts, le salarié ayant nécessairement subi un préjudice.
3. Le reçu pour solde de tout compte
L’ultime document obligatoire à remettre à la fin du contrat de travail est le reçu pour solde de tout compte : ce document établi en deux exemplaires, fait l’inventaire des sommes versées sur le dernier bulletin de salaire : il a un effet libératoire s’il est signé par le salarié sans réserve et si ce dernier ne le conteste pas dans les 6 mois de sa signature.
Les autres documents à remettre au cas par cas
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Si l’entreprise a mis en place un dispositif d’épargne salariale :
Le salarié s’est vu remettre, au début de son contrat de travail, un livret d’épargne salariale lui exposant les dispositifs mis en place dans l’entreprise. A la fin de son contrat, il doit recevoir un état récapitulatif d’épargne salariale.
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Si le contrat de travail contenait une clause de non-concurrence :
…et que l’entreprise ne souhaite pas qu’elle s’applique : l’employeur doit délier le salarié de sa clause et veillant bien à respecter le formalisme prévue par le contrat de travail et la convention collective le cas échéant.
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Si l’entreprise dispose d’un régime de prévoyance ou de santé :
L’entreprise qui est concernée par l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008 (cet accord couvre la majorité des secteurs), doit proposer dans certains cas le maintien des garanties prévoyance et/ou santé à son ancien salarié qui a 10 jours pour accepter ou refuser. Le droit à la portabilité est ouvert si la rupture du contrat de travail ouvre droit aux allocations chômage (exception faite du licenciement pour faute lourde) et si le contrat de travail a duré au moins un mois.
Article publié initialement le 1 octobre 2012
