Les frais d'établissement : optimisation d'expert-comptable

Les frais d’établissement sont souvent incontournables lorsque l’on crée une entreprise. En effet, ils regroupent tous les frais supportés par les entrepreneurs individuels en cas de création ou d’évolution de l’entreprise, comme une fusion, une transformation, etc. Une des missions de l’expert-comptable en ligne est d’optimiser la comptabilité de l’entrepreneur. Cela inclut le traitement des frais d’établissement.

Comme toute charge, ces frais sont normalement déductibles. Mais il existe une exception comptable, car il est aussi possible de les amortir. Alors, à partir de quel moment est-il plus avantageux de les amortir ? Que regroupent précisément les frais d’établissement ? Votre expert-comptable en ligne répond à toutes vos questions.

Présentation des frais d’établissement par un expert-comptable en ligne

Avant de savoir s’il est intéressant ou non d’amortir les frais d’établissement, il est important de bien les définir.

Quelle est la définition des frais d’établissement ?

Les frais d’établissement correspondent à toutes les charges nécessaires à la création ou au développement d’une société. Ils concernent donc des dépenses engagées pour la création d’une entreprise, mais aussi à l’occasion d’une modification importante, comme une augmentation de capital ou une fusion.

Selon l’article R123-186 du Code de Commerce, il s’agit des « opérations qui conditionnent l’existence ou le développement de l’entreprise, mais dont le montant ne peut être rapporté à des productions de biens et de services déterminées ».

À quoi correspondent les frais d’établissement ?

La liste des frais d’établissement est difficile à établir exhaustivement, car ils peuvent concerner de très nombreux éléments. On peut cependant les regrouper dans trois groupes distincts que sont les frais de constitution, les frais de publicité et de prospection et les frais d’augmentation de capital, de fusion et de scission.

Les frais de constitution

Les frais de constitution concernent les dépenses liées à la création en elle-même de la société. En effet, avant que la société ne soit créée, l’entrepreneur individuel doit réaliser différents types de démarches et de dépenses, comme :

les droits d’enregistrement ;
les éventuels honoraires d’intermédiaires qui interviennent dans le processus de création ;
le coût des formalités d’inscription de l’entreprise ;
etc.

Ces frais de constitution peuvent varier d’une entreprise à l’autre, car il existe différents statuts juridiques pour les entreprises. En effet, selon le statut juridique choisi par l’entrepreneur, le coût des formalités de création varie.

Les frais de publicité et de prospection

Parfois, les entrepreneurs individuels ont besoin de lancer une campagne de publicité avant la création de l’entreprise. Ils doivent donc engager des frais pour faire l’achat de :

catalogues personnalisés ;
cartes de visite ;
brochures ;
etc.

Ils peuvent aussi avoir besoin de se déplacer chez des prospects ou de lancer la création de leur site internet, avec l’achat du nom de domaine, le coût lié à l’hébergement du site, etc.

Toutes ces dépenses, qui représentent un coût réel pour l’entrepreneur, font partie des frais d’établissement.

Il est important de noter que ces frais de publicité et de prospection ne doivent pas être destinés au lancement d’un produit. Si tel était le cas, ils ne pourraient pas être comptabilisés en tant que frais d’établissement. Ils sont exclusivement réservés à la promotion de l’image de l’entreprise.

Les frais d’augmentation de capital, de fusion et de scission

Cette dernière catégorie de frais d’établissement regroupe les frais engagés lors de la modification de l’entreprise. En effet, au cours d’une fusion, d’une scission ou d’une augmentation de capital, des frais sont engagés par l’entrepreneur. Ces frais peuvent correspondre à :

des frais d’honoraires ;
des frais de formalités légales ;
des frais de publicité ;
des frais bancaires ;
etc.

Le remboursement des frais d’établissement

Les frais d’établissement interviennent donc souvent au démarrage de l’activité professionnelle et parfois même avant la création de la société. C’est donc le créateur ou l’associé chargé des formalités qui doit les avancer. Il existe une solution pour que ces avances soient remboursées ultérieurement. Pour cela, l’entrepreneur doit :

conserver tous les justificatifs ;
engager les frais au nom et pour le compte de la société en devenir.

Sur le plan comptable, ils peuvent ne pas être remboursés lorsque l’achat remonte à trop loin dans le temps. Lorsque cela est possible, l’expert-comptable conseille aux entrepreneurs indépendants de faire en sorte qu’il se passe moins de six mois entre l’avance des frais d’établissement et leur remboursement par la société une fois celle-ci créée.

Le traitement des frais d’établissement en comptabilité

Bien que les frais d’établissement aient été réalisés avant la création de la société, il est possible de les enregistrer en comptabilité. Les entrepreneurs peuvent aussi faire le choix de les amortir, sur le conseil de leur expert-comptable en ligne.

Comment enregistrer les frais d’établissement en comptabilité ?

Les frais d’établissement peuvent être enregistrés de deux manières différentes en comptabilité. L’accompagnement d’un cabinet d’expertise comptable permet à l’entrepreneur d’analyser chacune des solutions afin de choisir la meilleure.

Premièrement, les frais d’établissement constituent des charges déductibles sur l’exercice comptable au cours duquel ils ont été engagés.
Deuxièmement, les frais d’établissement sont comptabilisés en immobilisations et amortis sur cinq ans au maximum.

Cela signifie qu’à la clôture de l’exercice comptable, un amortissement est comptabilisé via le compte 68111 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles » au débit par le compte 2801 « Amortissements des frais d’établissement » (2801) au crédit, en ventilant tous les frais d’établissement, selon leur nature.

À la fin de la période d’amortissement, l’entreprise compense les comptes de bilan. La fin de la période d’amortissement correspond à la fin de l’exercice comptable suivant celui au cours duquel a été comptabilisée la dernière dotation aux amortissements concernant les frais d’établissement.

Il est judicieux de faire appel à un expert-comptable en ligne afin d’évaluer l’intérêt de l’amortissement de ces frais d’établissement. Un spécialiste de l’expertise comptable est un professionnel qui offre un accompagnement sur mesure aux entrepreneurs. Cela signifie qu’il lui présente la meilleure solution après une analyse approfondie de son dossier et de ses besoins.

Quand faut-il amortir les frais d’établissement ?

Logiquement, les experts-comptables conseillent à leurs clients l’amortissement des frais d’établissement lorsque ceux-ci sont assez élevés. En effet, dans ce cas, il devient utile pour l’entrepreneur de lisser la dépense sur plusieurs années.

Cependant, une société peut également supporter une charge plus importante la première année et générer du déficit qui sera reportable sur les bénéfices futurs. Encore une fois, c’est une situation qu’il faut évaluer avec un conseiller comptable en ligne, car il s’agit surtout d’une décision de gestion.

L’expert-comptable en ligne qui a validé le projet de création d’entreprise et a réalisé le business plan avec l’entrepreneur sait si la société est capable de supporter cette charge. L’ensemble de ses missions lui permettent de disposer d’une vision globale de la situation juridique et fiscale de la société. Il peut ainsi prodiguer des conseils personnalisés à chaque entrepreneur.

Frais d’établissement et versement de dividendes

Il est important de bien choisir le traitement comptable des frais d’établissement, car cela peut avoir des conséquences directes dans la gestion de la société. Par exemple, il faut savoir que faire le choix d’amortir ces frais d’établissement prive l’entrepreneur de dividendes.

En effet, une société ne peut pas verser des dividendes lorsqu’il existe des frais de constitution présents à l’actif du bilan et donc pas totalement amortis. Étant donné que la durée d’amortissement s’élève à cinq ans, l’entrepreneur devra attendre durant toute cette période avant de pouvoir verser des dividendes.

En résumé, les experts-comptables disposent de différentes solutions pour optimiser la gestion des frais d’établissement. Ils proposent à chaque client une offre sur mesure en fonction de leurs besoins et de l’état global de leur société.

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