Le remboursement des frais de transport du salarié est une obligation de tous les employeurs, à Paris comme en région. Pour vous, ces remboursements peuvent être exonérés de cotisations sociales. Le point avec nos experts comptables.
Frais de transport du salarié : remboursement obligatoire à hauteur de 50 %
L’application de l’indemnisation des frais de transports publics des salariés entre le domicile et le lieu de travail s’est faite en plusieurs temps. C’est pourquoi il y a souvent confusion…
Rappel rapide :
- Avant 2009, seuls les employeurs installés à Paris ou en région parisienne étaient obligés de rembourser les frais de transport.
- Depuis la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009, tous les employeurs, à Paris comme en région, sont concernés.
Vous devez donc prendre en charge les frais de transports de vos salariés, y compris ceux à temps partiel (voir ci dessous), à hauteur de 50 %, sur la base des tarifs de 2eme classe. A condition, bien sûr, que vos salariés présentent leur titre de transport. Sans justificatif, vous n’êtes pas obligé de les rembourser.
Les sommes remboursées aux salariés (y compris la part de remboursement facultative au-delà de 50 %) sont alors exonérées de cotisations sociales dans la limite des frais réellement engagés.
Quels frais de transports l’employeur doit-il rembourser à ses salariés ?
Cela concerne d’abord les salariés utilisant les transports publics pour leurs trajets domicile-travail. Ce sont tous les abonnements métro, bus ou tramway… et même les abonnements vélo.
Les abonnements aux services publics de location de vélos (Vélib, Bicloo, V’Lille ou Vélo’V…) doivent bien être pris en charge.
Les salariés effectuant leurs trajets domicile-travail en voiture peuvent éventuellement obtenir une prise en charge de la part de leur employeur. Mais celle-ci est très encadrée et limitée.
Dans quels cas les trajets domicile-travail en voiture peuvent-ils être pris en charge ?
La plupart du temps, les trajets domicile travail en voiture ne peuvent pas être pris en charge par l’entreprise, sauf si le salarié :
- A sa résidence habituelle ou son lieu de travail, situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains.
- Ses horaires ou la localisation de l’entreprise, ne lui permettent pas d’emprunter les transports en commun.
Comme pour le remboursement de 50% des frais de transports en commun du salarié, cette prise en charge des frais de carburant (ou alimentation pour un véhicule électrique) est exonérée de cotisations sociales. Dans la limite de 200 € par an et par salarié.
En toute logique, elle n’est pas cumulable avec un remboursement d’abonnement aux transports en commun.
Remboursement des frais de transports du salarié, les formalités qui s’imposent
Vous pouvez prendre en charge différents types d’abonnements : hebdomadaire, mensuel ou annuel.
Quelle que soit la formule choisie par le salarié, le remboursement des frais de transport du salarié sera effectué mensuellement et mentionné sur le bulletin de paie. Y compris s’il s’agit de remboursements de frais de carburant ou d’alimentation pour les véhicules électriques.
Dans ce dernier cas, vous devez présenter à l’administration la carte grise du véhicule de vos salariés pour profiter de l’exonération de cotisations sociales.
Comment rembourser les frais de transport en cas de travail à temps partiel ?
La prise en charge par l’entreprise est la même pour un travail à temps partiel lorsque la durée de travail du salarié est au moins égale à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle de travail, soit au moins 17h30/semaine.
S’il travaille moins que 17h30 par semaine, le montant de prise en charge doit être calculé proportionnellement.
Le conseil de nos experts pour bien gérer les remboursements de frais de transport
Les modifications successives de la loi prévoyant le remboursement des frais de transport de vos salariés a pu apporter de la confusion. Ce remboursement est une obligation de l’employeur. Vous devez donc le proposer à tout nouveau salarié rejoignant votre entreprise.
Il est d’ailleurs conseillé de le mentionner dans son contrat de travail dans la rubrique des avantages consentis au salarié.
Article publié initialement le 7 décembre 2012
