Les consultants et les freelances sont des travailleurs indépendants qui peuvent faire passer certaines de leurs charges sur leur entreprise. Déduire ses frais professionnels implique de respecter certaines règles et des limites de déduction. Mieux vaut éviter les erreurs dont les suites sont toujours pénibles. Faisons un tour d’horizon des principales dépenses que vous pouvez déduire lors de votre déclaration d’impôts.
Quelles conditions pour déduire ses frais professionnels ?
Déduire vos frais professionnels vous permet de diminuer votre résultat imposable sous réserve de remplir les conditions suivantes :
1) Les frais professionnels sont engagés dans le cadre de votre activité professionnelle.
2) Ils ont été payés au cours de l’année où vous souhaitez les déduire.
3) Vous avez les justificatifs (factures) associés à ces frais.
Quels frais sont déductibles ?
Parmi les frais professionnels déductibles, certains sont partiellement déductibles, d’autres le sont intégralement. Voici une liste (non exhaustive) de certains de ses frais à déduire de votre résultat imposable.
Les frais de transport
Lorsque vous êtes en déplacement pour vos clients, les frais de transport peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client (inclut dans le contrat de prestation) mais vous pouvez aussi déduire les indemnités kilométriques de vos charges. Ces indemnités kilométriques, vous n’avez pas à les déclarer lors de la déclaration de vos revenus puisqu’il s’agit d’un remboursement de frais et non pas d’un complément de rémunération.
Le calcul s’effectue selon un barème défini par la loi. Celui-ci tient compte des chevaux fiscaux (limite à 7CV) de votre véhicule et de la distance parcourue.
Il faut bien sûr que l’utilisation de votre véhicule soit nécessaire à l’activité pour obtenir un remboursement des indemnités kilométriques. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas obtenir de remboursement.
Conservez les justificatifs qui confirment vos déplacements comme les reçus de péages et la fiche itinéraire justifiant du nombre de kilomètres parcourus. Il est conseillé d’utiliser un tableau (type EXCEL) récapitulant le nombre de KM parcourus par jour ainsi que les lieux et d’y intégrer le calcul des indemnités remboursées mois par mois.
Ce suivi peut sembler un peu fastidieux évidemment ! Plus simple, choisissez un outil de gestion adapté. Toutes nos offres d’accompagnement comprennent l’outil de suivi comptable FIZEN. L’application mobile vous permet d’enregistrer tous vos frais d’une simple photo prise depuis votre mobile ou à partir de la géolocalisation de vos trajets ! Redoutable de simplicité et vous ne laissez plus jamais passer un remboursement…
Attention, les frais de péages ne sont pas inclus dans le barème kilométrique, il est donc impératif de garder les reçus pour justifier ses dépenses en cas de contrôle de l’Urssaf.
Les frais de repas
Ceux-ci sont déduits dans des conditions bien particulières. Pour pouvoir bénéficier de la déduction des frais de repas, vous devez justifier de votre incapacité à rentrer à votre domicile pour prendre vos repas. Pour les repas à l’extérieur avec vos clients, une part peut aussi être comptabilisée comme frais professionnels. La déduction ne s’opère que sur les dépenses supérieures à 5,35 € TTC et celle-ci est plafonnée à 20,70 € TTC (année 2024).
Il est donc possible de déduire 15,35 € (20,70-5,35) maximum.
Les frais de fournitures
Les frais de fournitures de bureaux, de matériels informatiques (prix inférieur à 500 €) peuvent aussi être déduits de votre résultat imposable.
Prenez contact avec un expert-comptable pour indépendant ou un comptable pour freelance qui saura vous renseigner en détail sur la totalité des frais professionnels que vous pouvez déduire.
Pensez aussi que certaines des charges engagées par votre entreprise peuvent être déduites de votre résultat imposable (frais de loyer, amortissements, frais de formation…).
Freelance avec le statut micro-entrepreneur : comment déduire vos frais professionnels ?
En tant que micro-entrepreneurs, votre statut inclut un abattement forfaitaire de vos frais professionnels.
Le taux d’abattement appliqué par l’administration fiscale dépend de la nature de vos activités :
- Le taux s’élève à 71 % du chiffre d’affaires (CA) pour les activités de vente.
- Il est à 50 % du CA pour les activités relevant des BIC.
- Le taux atteint 34 % du CA pour les activités relevant des BNC.
Par conséquent peu importe les frais engagés pour votre activité, ils ne seront pas déductibles pour leur valeur réelle. Ce pourquoi si en tant que consultant vous envisagez dès votre lancement des frais de déplacements nombreux, des invitations régulières au restaurant pour gérer votre clientèle, peut-être vaut-il mieux de suite envisager un autre statut, même si celui peut sembler d’un abord plus complexe à 1re vue.
Freelance en portage salarial, pouvez-vous déduire vos frais professionnels ?
En portage salarial, ce sont les frais de fonctionnement qui s’apparentent aux frais professionnels. Les frais de fonctionnement sont les dépenses liées à la prospection, à l’achat de fournitures, au transport ou encore à la communication.
Cependant il existe un plafond, les frais de fonctionnement doivent rester inférieurs à 30 % du salaire brut. Bien entendu, vos frais de fonctionnement sont pris en charge à condition d’avoir des pièces justificatives à l’appui.
Le conseil de nos experts comptables pour déduire vos charges
Sachez que certains frais engagés jusqu’à 6 mois avant la création de votre société sont remboursables et ceci en respectant, bien entendu, les règles relatives aux charges déductibles.
En freelance, déclarer vos revenus peut être complexe. Pour éviter d’oublier des déductions importantes, un comptable spécialiste des freelances peut vous aider à identifier vos dépenses professionnelles.
En effet, il faut savoir dissocier les frais personnels et les frais professionnels. Certaines de vos dépenses personnelles ne doivent pas être confondues à des frais professionnels au risque de vous mettre en danger en cas de vérification.
Bien sûr, ses conseils ne se limitent pas à éviter les erreurs. En cours d’exercice, il pourra vous aider à anticiper des dépenses utiles pour votre société qui permettront d’optimiser un résultat très excédentaire en fin d’exercice ou arbitrer avec vous le bon rapport dividendes /rémunération…
Article publié initialement le 1 septembre 2023
