L’information des associés est l’une de vos obligations de gérant. Et c’est un minimum si vous voulez entretenir une relation de confiance avec vos associés. Rappel des informations à faire circuler sans faute.
1re obligation, vous devez assurer l’information permanente des associés
En tant que gérant, vous disposez, vis-à-vis des tiers, des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de la société.
Les associés, pourtant impliqués financièrement, ne peuvent pas intervenir directement dans la gestion.
C’est pourquoi les associés ont un droit d’information important dont ils peuvent disposer à tout moment.
Un droit d’information des associés, réel mais limité
En théorie, vos associés peuvent à tout moment demander à examiner vos comptes. Vous ne pouvez pas le leur refuser.
Mais ce droit d’information des associés est tout de même encadré. Ils ne peuvent pas obtenir tout type d’information. Une liste limitative est prévue par la loi.
Ainsi, vous devez tenir constamment à disposition de vos associés au siège social de votre société :
- les comptes annuels (bilans, comptes de résultats et annexes),
- les rapports soumis aux assemblées,
- les procès-verbaux de ces assemblées,
- les inventaires.
Les associés ont le droit d’obtenir des copies de ces documents (sauf pour l’inventaire) mais doivent eux-mêmes se déplacer au siège de la société pour y accéder. Ils pourront, s’ils le souhaitent, se faire accompagner par un expert inscrit sur l’une des listes établies par les cours et tribunaux.
Le droit d’information des associés ne leur permet donc pas de pouvoir consulter par exemple, le détail de la comptabilité, les bulletins de paie ou les contrats commerciaux. Ces documents sont confidentiels et restent la propriété de la société.
De la même façon, un associé qui n’a aucune fonction officielle dans l’entreprise, ne peut pas contacter directement un conseil de l’entreprise pour obtenir des informations : expert-comptable, commissaire aux comptes ou avocat par exemple.
Assemblée générale : informez vos associés, au minimum, 15 jours avant
L’assemblée générale ordinaire permet aux associés de se prononcer sur l’approbation des comptes de l’exercice précédent. Elle a lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.
Vous devez informer vos associés avant l’assemblée générale de manière à ce qu’ils puissent consulter et analyser votre gestion et votre comptabilité avant d’en discuter.
Pour ce faire, vous devez donc leur communiquer dans les 15 jours qui précèdent l’assemblée, les éléments clés suivants :
- les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes et rapport du commissaire aux comptes (s’il y en a un),
- le texte des résolutions et décisions soumises au vote des associés,
- votre propre rapport de gestion sur l’activité, les perspectives d’exploitation et la situation financière sur l’exercice écoulé.
En plus de les recevoir par recommandé avec accusé de réception, les associés peuvent s’informer en se rendant directement au siège social. L’ensemble de ces documents doivent donc y être disponible pendant les quinze jours qui précèdent l’assemblée générale.
L’importance du rapport de gestion, votre priorité pour informer les associés
Le rapport de gestion est le document dans lequel figure le plus d’informations pour les associés :
- description de la situation financière et de l’activité de la société au cours de l’exercice écoulé,
- explication des événements importants intervenus au cours de l’année,
- présentation des activités de la société en matière de recherches et développement, et perspectives de développement commercial,
- indications comptables diverses : les montants des dividendes versés, les changements intervenus dans la comptabilité : méthode, présentation, etc.
C’est donc ce document qui permettra aux associés d’avoir une vision plus complète de votre gestion, au delà des seuls chiffres figurant dans les comptes annuels.
C’est donc un document très important qu’il conviendra de travailler le plus soigneusement possible.
Répondez sous un mois aux questions écrites des associés
Tout au long de l’année, chaque associé peut demander des informations, sous forme de questions écrites, sur tous les faits qu’il juge susceptible de compromettre la poursuite de l’activité ou la « continuité d’exploitation ». Il peut exercer ce droit jusqu’à deux fois par an.
A réception de ces questions écrites, vous disposez d’un mois pour lui répondre. Si votre société a un commissaire aux comptes, vous devez dans ce même délai, lui transmettre une copie de la question et de la réponse que vous avez formulée.
Le conseil de nos experts comptables pour bien gérer vos obligations d’information des associés
Convocation des associés, organisation de l’assemblée générale… soyez tout particulièrement vigilant pour tout ce qui concerne le droit d’information des associés. Le simple fait de ne pas les consulter, alors que les statuts le prévoient, peut constituer une faute de gestion et engager votre responsabilité. Pour approfondir le sujet, voir aussi les risques liés à la non convocation de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels.
Pour limiter tout risque de contentieux, n’hésitez pas à vous faire aider par un juriste ou un expert-comptable dans la préparation et la tenue de vos assemblées générales.
Article publié initialement le 3 décembre 2012
