Les indemnités kilométriques : comment ça marche ?

Les indemnités kilométriques permettent à un dirigeant, ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle. Les éléments clés pour les comprendre, les calculer…

Nous avons interviewé Thibault Verdeau, co-fondateur de la société de communication People With Passion, pour qui le travail en distanciel et déplacements clients sont des sujets du quotidien.

A travers son retour d’expérience, vous trouverez des réponses sur vos interrogations autour des frais kilométriques liés à des déplacements clients.

Thibault, en tant qu’entrepreneur amené à voyager régulièrement, comment gérez vous la refacturation des frais kilométriques sur vos prestations ; au forfait ou au calcul kilométrique ?

Les deux cas se présentent et sont discutés en amont avec le client. Dans une grande partie des cas, les frais sont pris en charge directement par le client final lors d’évènements ou de voyages organisés par ses soins et nous n’avons donc pas à nous en occuper sauf frais annexes imprévus à notre charge qui peuvent faire l’objet d’une négociation au moment de la facturation.

Dans certains cas, la partie VHR (Voyage Hôtel Restaurant) + déplacement doit être gérée par nos soins et refacturée au client pour lui faciliter la tâche. Dans ce cas, nous facturons les VHR au prix coûtant (+ TVA) sur justificatifs accompagnant la facture (pour les restaurants hôtels, péages etc.) + les IKR selon le barème officiel. Dans certains cas encore, le client définit en amont un budget VHR et nous lui facturons le forfait avec la prestation (+TVA). Charge à nous ensuite d’optimiser nos frais pour tenir le budget et de prendre en charge le complément si le budget est dépassé (ce qui arrive très rarement).

Si vous ne réalisez pas de refacturation, pourquoi ? 

Dans certains cas, les budgets négociés pour la prestation demandée sont assez conséquents et il est préférable de prendre en charge les frais à notre compte pour éviter de risquer un manque de compétitivité vs la concurrence et obtenir le marché. Dans tous les cas, nous anticipons dans le tarif global de la prestation facturée ce forfait de déplacement, sans nécessairement les nommer ou en disant « frais de VHR inclus ». Dans ce cas c’est transparent pour le client à qui nous facturons une prestation tout inclus. C’est une option qui est privilégiée par nos clients car c’est la plus simple pour eux. Donc d’une manière ou d’une autre, nous les facturons.

Les présentez-vous dans le devis/facture ou bien dans une facture à part ?

Dans la majeure partie des cas ce point est évoqué en amont lors de la négociation du projet et dans notre secteur d’activité, il est assez commun que le donneur d’ordre gère cette partie en direct. Dans les autres cas, nous ajoutons effectivement cette ligne forfaitaire ou la notion de « frais réel sur présentation de justificatifs dans la limite de X » directement sur le devis à nous retourner signé. Lors de la facturation, cela dépend du client, certains souhaitent voir tout sur la même facture et d’autres préfèrent deux factures distinctes pour leur comptabilité analytique.

Comment gérez-vous le payement de ces frais en amont, carte pro ou carte perso ?

Nous n’avons qu’une seule carte pro et nous sommes souvent deux à nous déplacer et quelquefois nous ne sommes pas au même endroit. Dans la plupart des cas, nous utilisons la carte pro mais lorsque nous devons nous séparer ou en cas d’oubli de la carte professionnelle, nous payons avec nos cartes personnelles et nous nous remboursons sous forme de note de frais sur présentation des justificatifs.

Vous avez encore quelques questions en tête ? Nous les abordons juste ici !

Qui peut percevoir des indemnités kilométriques (IK) ?

Les indemnités kilométriques peuvent être perçues soit par le dirigeant, soit par un salarié.

Elles ne peuvent pas être versées à un associé qui n’aurait aucune fonction officielle dans l’entreprise.

Dans quel cas peut-on en bénéficier ?

Pour en bénéficier d’indemnités kilométriques plusieurs conditions doivent être remplies :

• Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
• Les frais de déplacement doivent être dûment justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement).
• Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel.

Les IK peuvent-elle couvrir les déplacements domicile-travail ?

Les IK ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail.

Comment sont calculées les IK ?

Un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser.

Il tient compte du nombre de chevaux du véhicule et de la distance parcourue durant l’année civile. Voici à titre d’exemple le dernier barème publié pour les indemnités kilométriques (base 2023) :

Nombre de chevaux fiscaux	jusqu’à 5 000 km	de 5 001 à 20 000 km	plus de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,3) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,323) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,339) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,355) + 1 457	d x 0,447
7 CV	d x 0,697	(d x 0,374) + 1 515	d x 0,470

Une majoration de 20 % s’applique pour les véhicules électriques (depuis 2021)

Quelles sont les dépenses couvertes par les IK ?

• le coût d’achat du véhicule et de ses équipements,
• les frais de carburant (essence, gasoil, etc.),
• la prime d’assurance annuelle, les frais d’entretiens (réparation, pneus, échappement, révision, etc.).

Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

Quelles dépenses ne sont pas couvertes par les IK ?

• les frais de stationnement (parking, parcmètre),
• les frais de péage.

Ces dépenses peuvent être payées ou remboursées par la société en plus des indemnités kilométriques.

Quels sont les avantages des indemnités kilométriques ?

Le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. En effet, il n’a pas à apparaître sur la déclaration de revenu du particulier ni sur son bulletin de salaire.

Elles permettent à la société de ne pas avoir à payer la taxe sur les véhicules de société (TVS) dont le montant peut dépasser 7 000 € par an.

A noter : à partir de 2022, la TVS est remplacée par deux nouvelles taxes :

• Taxe sur les émissions de CO₂
• Taxe relative aux émissions de polluants atmosphériques.

Quels sont les inconvénients des indemnités kilométriques ?

Pour le salarié, le principal inconvénient réside dans l’utilisation même de son propre véhicule. En effet, de possibles frais seront facturés à sa charge suite à une utilisation importante pour les besoins professionnels. Or, le montant des indemnités kilométriques ne suffit pas lorsqu’il faut régler certaines réparations onéreuses.

Pour le dirigeant l’utilisation des indemnités kilométriques a plusieurs impacts :

• Le véhicule n’étant pas immatriculé au nom de la société, tous les frais engagés sur le véhicule (assurance, essence, réparations et entretiens du véhicule) ne peuvent pas être pris en charge par la société.
• Le véhicule ne pourra pas être amorti.

Y-a-t-il d’autres choix possibles ?

En ce qui concerne le salarié, la seule possibilité qui lui est offerte est l’utilisation du véhicule de la société dans laquelle il est employé. Ce choix n’est pas de son ressort et dans ce cas le salarié ne touchera plus d’indemnités kilométriques.

Le dirigeant quant à lui peut opter pour l’acquisition d’un véhicule de société via son entreprise. Par conséquent le véhicule utilisé ne sera plus immatriculé en son nom mais à celui de sa société. Le coût d’acquisition sera payé par la société. Elle pourra l’étaler sur plusieurs années.

Les frais d’assurance, de carburant, de réparations et d’entretiens du véhicule seront une charge pour la société et non plus une charge du dirigeant.

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