L’idée même de confier votre facturation à un tiers est bien souvent inconcevable en freelance. Il est plus souvent question de s’atteler à cette tâche soi-même. Mais cela ne vous interdit pas de vous diriger vers des solutions efficaces avec à la clé, un gain de temps pour vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La facturation, un élément central pour bien gérer votre trésorerie
La facturation permet de matérialiser vos transactions de ventes et d’achats. Mais c’est aussi et surtout un justificatif comptable et fiscal. Bien facturer est donc un pivot important pour toute activité. Les factures relient tous vos flux de trésorerie. Les retards de paiement, les nouveaux clients, les mauvais payeurs… tout cela aura un impact direct sur votre trésorerie.
Mais alors comment bien facturer sans y passer trop de temps ?
Pressé par le temps, comment bien gérer votre facturation ?
Classez vos factures
C’est bien connu, être assidu dans l’organisation de ses papiers permet une gestion bien plus efficace. Mais le plus dur, c’est de s’y tenir ! Pour se charger de votre facturation sans prise de tête, il n’y a donc pas de secret ! Classez vos factures tout en vous mettant à jour régulièrement.
Notre conseil : séparer vos factures d’achat et de vente dans deux classeurs distincts.
Que les factures soient au format papier ou au format dématérialisé, les méthodes de classement restent les mêmes. Au choix, vous pouvez classer vos factures :
- par ordre chronologique en fonction du numéro de facture,
- ou en attribuant un dossier à chacun de vos clients et fournisseurs.
Attention, les modalités de conservation des factures sont encadrées par la loi. Le lieu de stockage, la durée de conservation et le support de conservation obéissent à des règles bien précises.
Pensez aux outils en ligne
Au risque de briser votre routine concernant la gestion de vos papiers, bon nombre de logiciels de facturation facilitent davantage la vie des entrepreneurs. Il peut être intéressant de mettre de côté les traditionnels fichiers Word et Excel pour opter pour un outil qui vous facilite la tâche et pourquoi pas tout-en-un. C’est notamment le cas de notre logiciel pour gérer votre comptabilité et votre facturation en quelques clics. Systématiquement compris dans notre offre d’accompagnement comptable en ligne, il vous permet de gérer à la fois devis, facture et mentions obligatoires de manière simple et intuitive.
Renseignez-vous sur tous les outils existants. Chacun d’eux proposent leurs propres options afin de personnaliser la gestion de votre facturation comme il vous conviendra. En freelance, des logiciels et applications sont d’ailleurs plus appropriés que d’autres.
Certains sont de simples outils d’édition de factures, d’autres sont très complets et proposent entre autres :
- la personnalisation de vos factures,
- l’accessibilité à l’état de votre trésorerie via un tableau de bord,
- une synchronisation bancaire,
- la génération de relances…
Sans oublier que les logiciels réduisent les risques d’erreurs et centralisent tout au sein d’un seule et unique base de données. Veillez tout de même à ce que ces données soient récupérables et que l’outil soit certifié.
Le conseil de nos experts-comptables pour gérer votre facturation sans en faire une tâche trop prenante
Au lancement de votre activité, il est probable que vous n’ayez pas forcément le budget pour déléguer la facturation ou même pour vous diriger vers un logiciel de facturation. Sachez que si cette tâche peut paraître fastidieuse, elle n’est avec des outils adaptés à vos préférences, qu’un réflexe finalement assez simple.
Pour rappel, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique.
Et puisqu’on parle facturation, il peut être utile de rappeler les différentes solutions face aux retards de paiement ou impayés. En effet, il n’est pas rare que les paiements se fassent attendre et les relances clients ne suffisent pas toujours. Il peut être prudent de connaître les alternatives disponibles à portée de main :
- Avant même de facturer : vérifiez la santé financière de vos prospects quand vous le pouvez afin de débuter une relation saine et sûre,
- Passez par l’affacturage ou par une société de recouvrement,
- Demandez un acompte à vos clients (dans ce cas-là, n’oubliez pas de faire une facture d’acompte),
- prévoyez des pénalités de retard.
Article publié initialement le 19 octobre 2020
