Gérants, les frais remboursés par votre société

De nombreux frais engagés dans le cadre de votre activité de gestion peuvent vous être remboursés. Frais de repas, déplacements, cadeaux avancés pour des clients… Ce serait dommage de les payer de votre poche. Toutefois attention, les remboursements de frais des gérants sont très encadrés. Rappel des règles et conseils pour savoir ce que vous pouvez vous rembourser en toute sérénité.

Remboursement de frais, rappel des règles appliquées par l’administration

Le régime de remboursement des frais des gérants est bien plus restrictif que celui qui s’applique aux frais avancés par les salariés. Il convient donc d’être prudent. Pour rappel, les frais remboursés aux gérants minoritaires et majoritaires doivent être :

engagés dans l’intérêt de la société,
systématiquement justifiés à l’aide de preuves (notes, factures, etc.),
remboursés à l’euro près. En effet, toutes les sommes remboursées sur la base d’un forfait seront imposables.

Remboursement des frais des gérants : les frais de déplacement

Ceux-ci sont logiquement remboursés lorsqu’ils correspondent à un déplacement professionnel : visite d’un client, fournisseur, congrès ou salon, livraison…

Seront pris en charge les frais de transports à proprement dits : indemnités kilométriques, frais de péages et de parcmètres, les billets de train ou d’avion, notes de taxis, mais aussi les frais de repas et d’hôtels engagés aux cours des déplacements.

A noter, les frais engagés pour les déplacements “domicile-lieu de travail” ne sont donc pas remboursables (pour les SARL et EURL à l’IS).

Attention, dans le cas où ces frais de déplacements dépassent 15 000 € /an, ils doivent être portés sur le Relevé des frais généraux. Celui-ci sera déposé en même temps que la déclaration annuelle de résultats, déposée dans les 3 mois suivants la clôture de l’exercice comptable.

Remboursement de frais des gérants : les frais d’utilisation du véhicule professionnel

Si vous utilisez un véhicule professionnel, il est logique que la société (SARL ou EURL à l’IS) prenne aussi en charge les frais liés l’usage du véhicule :

réparation et entretien courant (dont pneumatiques),
location ou de crédit-bail,
primes d’assurances,
intérêts d’emprunt si le gérant est propriétaire.

A ce jour, il n’existe pas de liste officielle des frais que peuvent se rembourser les gérants. On peut raisonnablement penser que ces frais, ne sont pas imposables lorsqu’ils sont remboursés « au réel ». Il est toutefois conseillé de consulter votre expert comptable avant de vous rembourser directement ces sommes.

Remboursement des frais des gérants engagés avant la création de la société

En création d’entreprise, de nombreuses dépenses seront souvent engagées avant même que la société soit constituée : fournitures, frais d’annonces légales, frais d’immatriculation, honoraires de conseillers, etc.

La plupart de ces dépenses seront remboursées aux gérants ou aux associés une fois la société créée.

Voir : Comment se rembourser les frais engagés avant la création de la société.

Remboursement des frais des gérants : les cadeaux et frais de réception

La plupart des cadeaux offerts aux clients ou prospects dans le cadre d’une relation commerciale peuvent être remboursés au gérant lorsqu’il avance les frais. Mais la dépense ne sera pas systématiquement déductible du résultat.

Voir : Les cadeaux offerts aux clients déductibles fiscalement.

Les frais de réception seront également déductibles s’ils sont engagés dans l’intérêt de la société, notamment pour entretenir et développer la clientèle, y compris si ces réceptions ont pour cadre le domicile du gérant.

Bien entendu, le bon sens impose de contrôler précisément les frais engagés, ils doivent être en rapport avec la nature et l’importance de la réception.

Remboursement des frais des gérants : formation et documentation

Comme pour tous salariés de l’entreprise, la formation de ses dirigeants est entièrement prise en charge. A condition toutefois que les formations suivies par le gérant soient dispensées par un organisme agréé.

Bon à savoir, la formation du dirigeant ouvre droit également à un crédit d’impôt spécifique.

Voir : Le crédit d’impôt formation du dirigeant en détail.

Remboursement de frais des gérants : repas et notes de restaurant

Le remboursement des frais de repas sera différent selon qu’il s’agit d’un repas d’affaires où vous invitez un client ou prospect ou d’un repas normal où vous déjeunez seul ou avec des collaborateurs.

Dans le 1er cas, les frais engagés seront remboursés au gérant et déductibles du résultat s’ils ont bien été engagés dans l’intérêt de la société et qu’ils sont justifiés par une facture. S’ils dépassent 6 100 €/an, ils devront également être ajoutés au Relevé annuel des frais généraux.

Vos propres frais de repas, pris sur place ou à proximité de l’entreprise, ne seront en revanche pas totalement remboursables. Mais ce sont tout de même des charges déductibles, dans certaines conditions.

Remboursement de frais des gérants : loyer et charges lorsque vous exercez à domicile

Si vous exercez votre activité professionnelle à domicile, en y consacrant par exemple, une pièce de la maison, vous pouvez faire prendre en charge une partie du loyer par la société, ainsi qu’une partie des charges (électricité, eau, téléphone, Internet…).

Vous devez pour ce faire déterminer la quote-part correspondant à votre utilisation professionnelle du logement. La solution la plus simple et la plus sûr, c’est de tout simplement demander à votre expert comptable d’estimer les frais que peut vous rembourser la société.

Remboursement de frais des gérants : sommes versées en exécution d’une caution bancaire

Il est courant pour le gérant de s’engager personnellement en tant que caution lorsque la société souscrit un emprunt bancaire. S’il est amené à verser la caution, il pourra en obtenir le remboursement ultérieurement. Lorsque la société aura recouvert la trésorerie suffisante.

Les sommes versées par le gérant au titre de cet engagement de caution sont déductibles de son revenu imposable si :

l’engagement a été souscrit dans l’intérêt de l’exploitation et dans le cadre normal de la fonction de dirigeant (il est sans rapport avec la gestion de son patrimoine privé),
le versement de la caution n’est pas lié à un acte anormal de gestion (abus de biens sociaux, détournement d’actes, dépenses étrangères à l’intérêt de l’entreprise),
le montant de la caution n’est pas disproportionné par rapport aux rémunérations perçues par le gérant au moment de l’engagement.

Attention, si la caution versée a été déduite du revenu imposable du gérant, elle sera réintégrée dans le bénéfice imposable, dans le cas où la société rembourse ultérieurement la caution versée au gérant.

Remboursement de frais des gérants : frais d’habillement

Les frais liés à la présentation personnelle (achat de costume, coiffeur…) du gérant ne sont ni remboursables, ni déductibles du résultat. Excepté dans le cas de vêtements professionnels comme les robes d’avocats, blouses et autres équipements vestimentaires professionnels obligatoires.

Remboursement de frais des gérants : amendes

Les amendes, qu’elles soient liées à une infraction du code de la route ou à une faute de gestion sont toujours appliquées à titre personnel. Les sommes liées à ces amendes ne sont donc pas remboursables par la société.

Le conseil de nos experts comptables pour rembourser vos frais de gérance

Les remboursements des frais des gérants sont tout particulièrement contrôlés par l’administration. En cas de contrôle fiscal, c’est d’ailleurs ce qui est la cause des principaux redressements*.

En cas de doute sur une note de frais, repas, cadeaux offerts aux clients, déplacements… prenez le temps de consulter votre expert comptable avant de vous rembourser la somme directement.

Celui-ci pourra très rapidement vérifier que vos frais entrent bien dans le cadre défini par les articles 62 et 80 ter du Code générale des impôts**.

* Cf. rapport d’activité ACOSS 2012, Le contrôle des cotisants.
** Les articles 62 et 80 ter du CGI précisent les conditions de remboursements des frais des gérants majoritaires et minoritaires.