La loi sur la caisse prévue par la loi de finances pour 2016 impose aux commerçants l’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Les commerçants avaient jusqu’au 1er janvier 2018 pour se mettre en conformité. Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse aux normes ? Que faut-il changer ? Décryptage détaillé de ces nouvelles obligations.
Nouvelle loi sur la caisse : un logiciel sécurisé obligatoire depuis le 1er janvier 2018
Source de recettes potentiellement importantes pour Bercy, la fraude fiscale est dans le collimateur du gouvernement. Résultat, la loi de finances pour 2016, inscrit dans la loi l’utilisation obligatoire d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié qui devrait rendre impossible l’annulation frauduleuse d’opérations.
Si vous utilisez une caisse, cette nouvelle réglementation sur la caisse enregistreuse vous impose de vérifier sa conformité et de vous équiper d’une caisse conforme, si ce n’est pas déjà le cas.
Selon les équipements dont vous disposez, une simple mise à jour du logiciel de caisse peut suffire. Mais en cas d’équipements anciens, le rachat d’un nouveau logiciel, voire de la caisse elle-même pourrait s’imposer.
Qui est concerné par les logiciels de caisse sécurisés ?
Selon la nouvelle loi sur la caisse, tous les commerçants, acceptant les paiements en espèces assujettis à la TVA doivent utiliser, depuis le 1er janvier 2018, un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs, exerçants en franchise de TVA, ne sont donc pas concernés.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié et sécurisé selon la nouvelle loi sur la caisse ?
Un logiciel de caisse permet le traitement informatique des données saisies sur la caisse enregistreuse. Pour que celui-ci soit certifié, il doit permettre l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données en vue d’un contrôle de l’administration fiscale.
En clair, selon la nouvelle réglementation sur les caisses, le logiciel de caisse certifié doit empêcher la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. En toute logique, avec un tel logiciel, toute saisie d’opérations sur la caisse ne peut pas être modifiée sans laisser de traces.
Nouvelle loi sur la caisse, comment vérifier la conformité de son logiciel de caisse ?
L’éditeur de votre logiciel de caisse doit communiquer une attestation de conformité individuelle ou bien un certificat d’homologation délivré par un organisme tiers accrédité.
Vous pouvez estimer la conformité de votre système de caisse. Si celui-ci vous permet par exemple de :
- réaliser un abandon de saisie de vente,
- supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie,
- travailler sur une date différente que celle du jour,
- ou encore d’annuler tout ou partie d’un ticket encaissé ou d’en modifier les fichiers de données,
… le tout sans laisser de traces consignées dans un journal ou compte-rendu non modifiable, c’est que votre système de caisse ne répond pas aux normes imposées par les dernières lois sur la caisse enregistreuse.
Nouvelle loi sur la caisse, le conseil de nos experts comptables pour la mise à jour de votre logiciel de caisse
Attention, la loi sur les caisses enregistreuses* précise bien que dans un commerce, tous les systèmes de caisse doivent être conformes. Si vous avez plusieurs terminaux, utilisant des systèmes différents, vous devez donc les vérifie séparément.
La loi sur la caisse est entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2018, si pourtant vous n’avez pas encore reçu de certificat de conformité de l’éditeur de votre système de caisse, il est temps de vous en préoccuper. Voir aussi : certificat de conformité du système de caisse, comment l’obtenir ?
* Article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.
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Article publié initialement le 12 avril 2016
