Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) est un document numérique devant être livré en parfaite conformité en cas de contrôle fiscal, sous peine d’amendes. Les obligations du FEC concernent-t-elles toutes les entreprises ? Existe-il des tolérances fiscales ? Comment s’assurer de sa conformité ? Est-il possible de tester le logiciel ? Quels sont risques encourus en cas de non-conformité ?
Comment fonctionne le fichier des écritures comptables ?
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) constitue un outil essentiel pour les entreprises lors d’un contrôle fiscal. Ce fichier numérique contient l’ensemble des écritures comptables de l’entreprise. Chacune d’entre-elles doit inclure des informations précises telles que la date, le numéro de compte, et le montant au débit ou au crédit. Les entreprises doivent s’assurer de l’exactitude et de la conformité des données pour éviter des sanctions de la part de l’administration fiscale.
Pour garantir la qualité du FEC, il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité reconnu. Vous assurez ainsi le respect des exigences fiscales et évitez les erreurs de saisie qui pourraient entraîner des pénalités.
Est-ce que le FEC est obligatoire pour toutes les entreprises ?
Les conditions de dispense d’obligation d’avoir un FEC
Bonne nouvelle, toutes les entreprises ne sont pas concernées par l’obligation de fournir un FEC lors de contrôle de l’administration fiscale. En effet, vous êtes dispensé de produire un FEC dans trois situations :
Les micro-entrepreneurs
Anciennement « autoentrepreneur », ce régime fiscal particulier allège considérablement les formalités comptables, et notamment les obligations liées au FEC.
Certaines SCI
Une société civile immobilière (SCI) soumise exclusivement aux revenus fonciers et dont les associés sont uniquement des personnes physiques n’est pas dans l’obligation de fournir un FEC.
Les entreprises sans logiciel comptable
Si votre entreprise n’utilise pas de logiciel comptable pour tenir sa comptabilité, elle n’est pas en mesure de fournir un fichier des écritures comptables et n’a donc pas d’obligation.
Le FEC, une obligation pour la comptabilité informatisée
Par contre, toutes les sociétés et entrepreneurs qui tiennent leur comptabilité sous forme informatisée doivent obligatoirement adresser une copie des Fichiers des Ecritures Comptables sous forme dématérialisée jusqu’à la date de comptabilisation correspondant au début du contrôle fiscal, peu importe leur forme juridique ou leur imposition.
Qui est obligé de tenir une comptabilité informatisée ?
Toutes les entreprises inscrites au RCS et soumises au régime réel d’imposition doivent consigner leurs opérations sur un livre journal et un grand livre. En revanche, rien les oblige à le faire de manière dématérialisée, personne n’est donc soumis à cette obligation. Toutefois, les logiciels comptables sont largement utilisés par les entrepreneurs pour le gain de temps et la facilité offertes.
Depuis quand le FEC est obligatoire pour les entreprises à la comptabilité dématérialisée ?
Le contrôle des comptabilités informatisées a évolué au 1er janvier 2014. Depuis ce jour et selon l’article L. 47 A-I du livre des procédures fiscales, les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés sont dans l’obligation de présenter le FEC sous forme de fichier dématérialisé lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
Pourquoi la remise du FEC est-elle une obligation légale ?
Le Fichier des Ecritures Comptables regroupe l’ensemble des écritures saisies et permet au contrôleur de s’assurer de l’exhaustivité des opérations.
Les écritures doivent donc être validées au plus tard lors de la clôture de l’exercice. Ainsi les écritures deviennent irréversibles et ne donneront lieu à aucune modification.
L’administration peut donc contrôler à distance les données transmises ce qui lui fait gagner un temps considérable et offre la possibilité de manipulations informatiques utiles (tri, sélections, filtres sur les écritures).
Analyser la conformité du FEC
Les écritures saisies doivent être chronologiques, en référence à une pièce justificative, contenant un numéro d’écriture, une date, un libellé explicite et un mode de règlement.
Le testeur de FEC
Pour être sûr de sa conformité, le meilleur moyen est de le tester.
L’administration fiscale met à la disposition de tout entrepreneur ou société un outil gratuit : Test Compta Demat.
Attention, l’outil vérifie la conformité structurelle du FEC mais, c’est bien logique, il ne se préoccupe pas de la régularité de la comptabilité !
L’exception des contribuables à l’IR micro-BIC et BNC : la récapitulation mensuelle
La conformité du FEC varie selon le régime fiscal. Quelques tolérances sont permises, notamment pour les contribuables imposés à l’impôt sur le revenu dans la catégorie micro-BIC et micro-BNC.
Pour ces derniers, tenant un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et qui confient la tenue de leur comptabilité à leur expert-comptable : ce dernier peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation mensuelle des totaux de ces opérations. Il est dans ce cas toléré que le fichier des écritures comptables ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes.
Quels risques encourus en cas de non conformité lors du contrôle fiscal ?
Il existe plusieurs sanctions possibles en cas de non-conformité des obligations liées au FEC.
Si, après avis de vérification comptable, le FEC transmis n’est pas conforme ou que vous ne pouvez en transmettre un, alors l’amende peut varier entre 5 000 € et 10 % des droits rappelés. En parallèle, vous encourez un rejet de comptabilité ce qui entraîne une évaluation d’office ainsi que des pénalités jusqu’à 100 % des droits rappelés.
Il est donc primordial de respecter cette obligation de présentation du FEC au risque de payer très cher !
Qui peut fournir le fichier FEC ?
Tout dépend de la tenue de la comptabilité. Si vous faites vous-même votre comptabilité, vous pouvez exporter votre fichier FEC à partir de votre logiciel comptable (dernière version généralement).
Si vous confiez la réalisation de votre bilan à un expert-comptable, c’est lui qui fournit le FEC.
Le FEC peut-il être présenté sous format Word ou Excel ?
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) ne peut pas être présenté sous format Word ou Excel. Les normes fiscales imposent un format spécifique pour garantir la conformité des données comptables. Le FEC peut être fourni :
- en format texte (.txt) avec une organisation en colonnes et lignes, ce qui permet une lecture et une analyse efficaces par les logiciels de l’administration fiscale.
- ou sous forme de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont précisées sur le site impots.gouv.fr.
Il est notamment nécessaire de respecter les exigences suivantes :
- Organisation séquentielle des données
- Utilisation des caractères de tabulation pour séparer les champs
Le fichier FEC est donc assez complexe. Assez logiquement, ce sont les logiciels de comptabilité qui l’éditent. Le vôtre ou bien celui de votre expert-comptable lorsque toute la compta est à jour.
Le conseil de nos experts comptables pour respecter vos obligations liées au FEC
Transmettre un FEC est obligatoire depuis plusieurs années en cas de contrôle fiscal. Au vu de la lourdeur des sanctions et des amendes, mieux vaut s’assurer que vous respectez les normes.
Pas d’inquiétude si vous avez confié votre tenue comptable à votre expert-comptable, son logiciel répond obligatoirement aux normes imposées.
En revanche, si vous tenez votre comptabilité en interne, mieux vaut prendre le temps de vérifier la conformité de votre fichier des écritures comptables via l’outil mis à disposition par la DGFIP.
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Article publié initialement le 10 novembre 2017
