Un contrôle Urssaf peut toucher toutes les entreprises et donner lieu à redressement. Il concerne en général l’ensemble de la paie. Mais les contrôles se concentrent en général sur quelques éléments précis. Voici donc une petite liste des redressements URSSAF les plus fréquents.
Les avantages en nature : un « classique » du redressement Urssaf
Les avantages en natures (ou « AN ») sont considérés comme un élément de salaire, et sont donc soumis à charges sociales. Tous les avantages éventuels accordés aux salariés doivent être déclarés comme « AN » et soumis à charge… Sinon, en cas de contrôle, ils seront réintégrés et donneront lieu à redressement URSSAF.
Logement, petits cadeaux, avantages divers… : tout doit être déclaré.
Les possibilités d’exonération sont désormais dans les faits très limitées. Elles concernent par exemple les bons cadeaux offerts aux salariés, à montant limité, que l’on peut distribuer à certains moments de l’année.
Les remboursements de frais : que faire pour éviter le redressement Urssaf ?
Les remboursements de frais sont un autre élément très classique des redressements Urssaf.
N’étant pas soumis aux charges sociales, il peut être en effet tentant de rembourser directement certains frais du salarié (restaurant et déplacements).
Mais les règles administratives sont précises pour ne pas être soumis à cotisations sociales : nécessité de fournir la facture, de préciser l’identité des personnes invitées pour les restaurants, nécessité de justifier les déplacements.
Les indemnités kilométriques (ou « IK ») : quelles règles respecter ?
Les indemnités kilométriques (IK) sont un des points les plus surveillés par les contrôleurs de l’Urssaf.
Là encore, la clé d’un contrôle qui se passe bien, c’est de respecter les règles administratives.
Respect du barème fiscal, photocopie de la carte grise, cohérence des déplacements… Attention notamment aux déplacements sur longue distance alors qu’il n’y a pas de tickets d’autoroute !
Les réductions Fillon : des méthodes de calcul complexes
Les réductions Fillon sont des réductions de charges qui concernent tous les salaires jusqu’à 1,6 fois le SMIC.
Ce n’est pas tant leur réalité que leur mode de calcul qui intéresse les contrôleurs de l’Urssaf. Le mode de calcul des réductions Fillon est en effet complexe. De plus, il évolue chaque année et dépend du suivi des horaires dans l’entreprise…
Le calcul des réductions Fillon est donc un casse-tête en matière de paie, et c’est un point systématiquement vérifié lors des contrôles Urssaf. Il arrive par ailleurs régulièrement que ces contrôles fassent apparaître un trop-versé, qui se traduira par un remboursement de l’administration !
Les « contrats collectifs », nouvelle cible des contrôles Urssaf
Les contrats collectifs sont les contrats de prévoyance qui couvrent les salariés : prévoyance, santé ou retraite (hors obligations conventionnelles, bien entendu, dont le traitement en matière de paie est normalement assez simple).
Les règles de mise en place de ces contrats ont très largement évoluées depuis quelques années, une couverture mutuelle collective est ainsi obligatoire dans toutes les entreprises (même avec un seul salarié) depuis le 1er janvier 2016. Il faut désormais respecter un formalisme précis pour les mettre en place.
Quelle démarche suivre pour mettre en place une mutuelle santé pour ses salariés ?
Il faut d’abord prévoir un contrat pour tous les salariés, avec la possibilité d’avoir un contrat pour les cadres, et un contrat pour les non-cadres. Et formaliser la mise en place du régime en rédigeant une Décision Unilatérale. La formalisation est obligatoire ! Sans formalisation, désormais, ces contrats passent en avantages en nature… Or, ce sont parmi les derniers éléments des « avantages salariés » à être partiellement exonérés de charges…
Le conseil de nos experts : comment se prémunir contre les redressements Urssaf ?
Les contrôles Urssaf se multiplient et il est courant désormais d’avoir un contrôle Urssaf tous les 3 ans lorsqu’on a des salariés. Avec la pratique des contrôles « sur pièces », ils se sont aussi simplifiés : l’inspecteur ne se déplace plus forcément dans les locaux de l’entreprise contrôlée.
Les moyens de se prémunir contre les contrôles Urssaf sont en définitive assez simples : rigueur dans la gestion du personnel et dans la gestion des frais, rigueur dans la paye… Ayez toujours une explication à fournir au contrôleur pour démontrer le caractère professionnel de vos dépenses.
Article publié initialement le 21 juillet 2014
