Recruter un stagiaire représente un levier pour votre activité et un moyen de monter en compétences pour le stagiaire. Une formule gagnant-gagnant où les deux parties y trouvent leurs comptes. En revanche, accueillir un stagiaire impose de respecter des règles bien précises. Rémunération du stagiaire, conditions d’accueil… quelles sont vos obligations ?
Rémunération d’un stagiaire, quelles sont les règles ?
Selon la durée du stage, la gratification peut être obligatoire ou non. Dans le cas où cela ne soit pas une obligation, vous pouvez rémunérer le stagiaire selon votre bon vouloir. A vous donc d’en juger selon la complexité des missions confiées.
| Durée du stage | Rémunération |
|---|---|
| Moins de deux mois | Rémunération non obligatoire. |
| De deux à six mois | Au minimum 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale soit 3,90 € de l’heure. |
A noter : la durée d’un stage est de 6 mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement.
Exemple de calcul de la gratification minimale pour un stage de trois mois se déroulant du 1er janvier 2022 au 31 mars 2022 :
| Nombre d’heures réalisées par mois | Gratification minimale | |
|---|---|---|
| Janvier 2022 | 147 heures (21 jours au sein de l’entreprise x 7 heures) | 147 x 26* x 15 % = 573,3 € |
| Février 2022 | 140 heures (20 jours x 7 heures) | 140 x 26 x 15 % = 546 € |
| Mars 2022 | 161 heures (23 jours x 7 heures) | 161 x 26 x 15 % = 627,90 € |
*plafond horaire de la sécurité sociale en 2022
Pour verser la rémunération du stagiaire, vous pouvez :
- payer mensuellement la gratification de stage selon le nombre d’heures réellement effectuées.
- « lisser » le versement de la gratification de stage pour payer le même montant chaque mois. Dans l’exemple précédent, cela reviendrait à verser 582,40 € en janvier, février et mars.
A noter : les calculs qui précèdent concernent la gratification légale mais des conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables qui s’imposent alors aux employeurs.
Rémunération d’un stagiaire et cotisations sociales : ça représente combien ?
| Si la gratification de stage ne dépasse pas le montant minimum (soit 3,9 € de l’heure). | Exonération de cotisations sociales. |
| Si la gratification de stage dépasse le montant minimum. | Des cotisations sociales sont à payer sur la fraction de l’indemnité de stage excédentaire. |
La rémunération du stagiaire peut donc être accompagnée du paiement de cotisations sociales pour la partie supérieure au montant minimum de la gratification.
Par exemple, pour janvier 2022, la rémunération minimale d’un stagiaire s’élève à 573,3 €. Si vous décidez de rémunérer le stagiaire à hauteur de 650 €, alors vous devrez payer des cotisations sociales sur la part supérieure à la rémunération minimale, soit sur 76,6 €.
Dans ce cas, toutes les cotisations et contributions sociales sont dues à l’exception des cotisations d’assurance chômage et de retraite complémentaire.
Prendre un stagiaire : à quelles conditions ?
Avant de prendre un stagiaire, vous devez connaitre vos obligations légales en tant qu’employeur et aussi ce qui permettra d’assurer le bon déroulement du stage.
La signature d’une convention de stage
Nul besoin de réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ni de faire signer un contrat de travail pour recruter un stagiaire ! En revanche, un document est obligatoire : la convention de stage. Ce document vise à définir le stage dans lequel on y trouve l’ensemble des points essentiels, dont :
- Les informations concernant votre entreprise ainsi que celles de l’organisme de formation,
- La date de début et de fin de stage,
- La rémunération du stagiaire,
- La définition des missions confiées,
- Etc.
La convention de stage est généralement rédigée par l’organisme de formation. Il vous suffira de la signer pour que votre engagement et votre responsabilité soient stipulés par écrit. Chaque partie (vous-même, le stagiaire et l’organisme de formation) doit en avoir un exemplaire avant le démarrage du stage.
L’encadrement du stage
Si vous recrutez un stagiaire, c’est pour que celui-ci puisse vous épauler dans votre quotidien. Mais en contrepartie, le stagiaire est aussi là pour être formé dans le cadre du projet pédagogique défini. Votre rôle oscille donc entre manager et formateur.
En effet, prendre un stagiaire vous engage en matière d’encadrement et de formation ce qui signifie que vous devez lui confier des missions en adéquation avec son projet professionnel et que vous devez aussi pouvoir vous rendre disponible pour le former et en cas de questions. Prévoir d’accorder du temps pour l’encadrement du stagiaire est donc forcément nécessaire.
Les frais de repas et frais de transport
Le stagiaire a accès aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, au restaurant d’entreprise, aux titres-restaurant et au remboursement des frais de transport dans les mêmes conditions que les salariés.
Les congés
Les stagiaires n’ont pas droit aux congés payés. En revanche, si le stage est supérieur à deux mois, il faut que la convention de stage prévoie la possibilité de congés et d’autorisations d’absence.
Un accès au matériel pour l’exécution de ses missions
Bien sûr pour le bon déroulement de son stage et pour l’exécution de ses tâches, le stagiaire doit avoir à sa disposition le matériel et les logiciels nécessaires.
Pour les indépendants qui travaillent à leur domicile, rien ne vous empêche d’accueillir un stagiaire chez vous à condition que celui ait accès à un environnement favorable pour l’accomplissement de sa mission, notamment en matière de santé, sécurité et de conditions de travail.
Les cas dans lesquels il est impossible de recruter un stagiaire
- Impossible de prendre un stagiaire pour pallier l’absence d’un salarié par exemple après un licenciement ou une suspension de contrat de travail.
- Le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié et ne peut pas être recruté pour un besoin de renfort lors d’un pic d’activité.
- Un stagiaire ne peut effectuer plus de six mois de stage par année d’enseignement dans une même entreprise.
- Pour reprendre un stagiaire après le départ d’un autre, il vous faudra respecter un délai de carence. Ce délai est égal au tiers de la durée du stage précédent. Après un stage de 6 mois, il doit donc s’écouler un délai de 2 mois avant de pouvoir accueillir un nouveau stagiaire.
- Pour les entreprises avec moins de 20 salariés, il est impossible d’accueillir plus de 3 stagiaires en même temps.
Alternance ou stage : quelles différences ?
Il peut être intéressant de vous pencher sur la question car la différence entre les deux peut être significative.
Vous pourrez prendre un alternant sur une plus longue durée, de 6 mois à 3 ans. Par contre, pour recruter un alternant, il faut prévoir des coûts en plus, qui viennent s’ajouter à la rémunération de l’alternant (rien à voir donc la rémunération d’un stagiaire). Mais peut-être que ceci peut toutefois être envisageable si vous tenez compte de l’aide exceptionnelle pour tous les contrats d’apprentissage signés entre juillet 2020 et juin 2022.
Bref, des pours et des contres à bien mesurer avant de recruter !
Client Amarris Expertise Comptable, n’hésitez pas à consulter votre conseiller habituel si vous avez le moindre doute sur l’impact financier d’un tel recrutement. Le calcul des cotisations sociales, souvent dues lorsqu’il s’agit d’un stage long de fin d’étude pouvant être rémunéré au-delà de la gratification minimale ou en cas d’alternance, est loin d’être simple et doit être anticipé avant tout recrutement. Notre service social est justement là pour guider vos choix !
