Compta en ligne : comment est gérée la facturation ?

La facturation est un aspect central dans l’activité des travailleurs indépendants. Le travailleur indépendant doit non seulement créer ses factures, mais aussi les émettre et suivre leur statut. Cette tâche peut rapidement devenir chronophage et énergivore. Pour résoudre ce problème, les logiciels de comptabilité en ligne proposent différentes fonctionnalités rattachées à la facturation. Ces outils de comptabilité informatisés permettent aux professionnels indépendants de centraliser la création et la gestion de leurs factures. Et cela sans compter sur le fait qu’ils assurent une harmonisation et une homogénéisation des documents émis par le freelance pour un rendu professionnel et valorisant de leur image.

Vous êtes consultant, formateur ou prestataire de service indépendant ? Vous souhaitez comprendre ce que peut vous offrir un logiciel de comptabilité en ligne sur le volet de la facturation ? Dans cette page, nous détaillons tout ce qu’il vous faut savoir à ce sujet.

Compta en ligne : le logiciel de facturation-1

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Qu’est-ce que la comptabilité en ligne ?

La comptabilité en ligne permet aux travailleurs de tenir leur comptabilité sereinement et en quelques clics. Voici ce qu’il faut savoir à son sujet.

Comptabilité en ligne : définition

La comptabilité en ligne passe par l’utilisation d’une application web ou mobile pour tenir sa comptabilité. Ces solutions informatiques sont proposées aux entrepreneurs, aux travailleurs indépendants (consultants, informaticiens, prestataires de services, etc.). Les logiciels de comptabilité en ligne à destination des freelances sont hébergés sur les serveurs de l’éditeur de la solution. Ils ne sont pas destinés à être téléchargés et installés au sein de l’ordinateur de leur utilisateur.

Pour y accéder, il est nécessaire de souscrire un abonnement mensuel ou annuel. Une fois, les identifiants de connexion obtenus, le travailleur indépendant peut se connecter à l’aide de son ordinateur ou de son smartphone, via une connexion internet, à son compte utilisateur.

Le principal avantagé assuré par les logiciels de comptabilité en ligne est de permettre aux freelances de réduire le budget alloué à la comptabilité. Ils garantissent aussi un affranchissement des déplacements en cabinet d’expert-comptable. La dématérialisation des tâches comptables (télétransmission des documents) permet aux travailleurs indépendants de communiquer en ligne avec leur expert-comptable s’ils choisissent de prendre un abonnement avec accompagnement à leur logiciel de comptabilité en ligne. En effet, les applications de comptabilité en ligne peuvent être utilisées en toute autonomie et font alors l’objet d’un abonnement en mode autonome. Cependant, pour plus de sérénité, un travailleur indépendant peut opter pour une formule comprenant à la fois l’accès à l’application de comptabilité en ligne et à un expert-comptable attitré.

Comptabilité en ligne : les fonctionnalités

Les logiciels de comptabilité en ligne permettent d’automatiser de nombreuses tâches comptables telles que :

l’intégration des données bancaires (elle peut être effectuée depuis différents comptes bancaires simultanément) ;
l’édition des devis et des factures ;
le calcul de la TVA ;
l’import et l’export des écritures comptables ;
la prise en compte des notes de frais (indemnités kilométriques, transport, restauration, etc.).

Dans le cas des notes de frais, les applications de comptabilité en ligne donnent la possibilité aux travailleurs indépendants de dématérialiser leurs justificatifs de dépenses en les scannant à l’aide d’un smartphone. Cette action leur garantit un archivage à valeur probante. Enfin, les indemnités kilométriques peuvent être calculées en temps réel grâce à la connexion entre l’application de comptabilité et le GPS du smartphone. Les travailleurs indépendants se voient ainsi libérés des tâches chronophages et des risques d’erreurs rattachés à la comptabilité des notes de frais.

Qu’est-ce que la facturation pour un indépendant ?

Les travailleurs indépendants peuvent opter pour différentes modalités de facturation. Dans les lignes qui suivent, nous explorerons quelques-unes de ces possibilités qui s’offrent aux freelances.

Pour établir une facture dans le cadre d’une prestation de service, il est possible d’envisager différentes manières d’évaluer le coût de son travail.

L’option la plus courante est la facturation en régie. Celle-ci dépend du taux journalier moyen ou TJM. Ici, le freelance définit un tarif moyen correspondant à une journée de travail. Les factures émises tiennent compte du nombre de jours travaillés multiplié par ce TJM.
La seconde possibilité est d’estimer le coût d’un service donné en fonction d’un cahier des charges, indépendamment du nombre de jours travaillés : c’est la facturation au forfait.
La troisième voie à envisager est la facturation au résultat. Celle-ci est plus rarement considérée par les freelances au vu du risque qu’elle représente.

Il est possible, au sein d’une facture, d’opter pour différents modes de facturation en fonction des services vendus. Par exemple, pour un développeur, les services rattachés au développement informatique peuvent être facturés au TJM, tandis que ses services de conseil peuvent être soumis à la facturation au forfait.

L’émission des factures est une obligation légale. Il est nécessaire de créer ses factures et de les conserver durablement. Elles peuvent être utilisées comme preuves juridiques dans le cadre des litiges entre le freelance et ses clients par exemple.

Comment est gérée la facturation au sein d’un logiciel de compta en ligne ?

Au sein des logiciels de comptabilité en ligne, la création des factures peut se faire en quelques clics. L’interface proposée à l’utilisateur lors de la mise en place d’une facture donne la possibilité de spécifier :

les informations relatives à son entreprise (Nom, SIRET, adresse, informations de contact, etc.) ;
les informations relatives au client ;
les dates de création et des missions ;
les informations bancaires ou les modalités de paiement ;
les conditions de paiements (acomptes, échelons, etc.) ;
le montant hors taxe (HT) ;
le montant de la TVA.

Il est à noter que les outils de comptabilité en ligne sont assez flexibilité pour proposer différentes possibilités de calcul des montants à facturer : au TJM, à l’heure, au mot, au forfait, etc. De plus, ils offrent la possibilité d’appliquer des réductions, des offres ou des promotions sur le montant total ou sur un service précis.

Il est également possible de créer des templates dédiés pour gagner du temps dans la mise en place de ces factures. Les templates sont des modèles de documents préétablis. Ils contiennent les informations récurrentes par prestation de service par exemple. Après création et émission de la facture, son état ou statut (payé, en retard) peut être suivi depuis un tableau de bord dédié.

Enfin, en cas de retard de paiement ou de besoin de relancer un client, les logiciels de comptabilité en ligne donnent la possibilité de notifier le client en un clic. En effet, étant donné qu’un client est identifié à la fois par son SIRET et ses informations de contact, l’outil de comptabilité peut assurer l’envoi d’un email en se référant aux informations entrées par le freelance au sujet de son client.

En définitive, les logiciels de facturation en ligne sont conçus pour faciliter la gestion de la facturation des freelances et la rendre la plus intuitive possible. Les applications de comptabilité en ligne offrent, de ce fait, un large éventail de fonctionnalités permettant aux travailleurs indépendants de personnaliser leurs factures aisément. Cette personnalisation peut aller de l’affichage du logo de son entreprise à l’insertion de ces conditions générales de vente en passant par la prise en compte de ces différents tarifs de facturation.

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