Compta en ligne : quels sont les modes gestion possibles ?

Nombreux sont les domaines qui ont subi une transformation drastique à l’ère du numérique et l’expertise comptable n’y échappe pas ! Celle-ci a connu une forte numérisation avec l’avènement des logiciels comptables en ligne. Ainsi, les experts-comptables ont pu profiter de l’automatisation des tâches chronophages et répétitives telles que la collecte des données bancaires, la prise en charge des notes de frais ou encore la vérification de la cohérence des données enregistrées.

Mais ils ne sont pas les seuls à tirer avantage de l’introduction des logiciels de comptabilité. Les freelances, les travailleurs indépendants et certaines petites entreprises peuvent bénéficier de l’utilisation de ces solutions informatiques pour établir leur comptabilité et pour suivre l’évolution de leur activité selon deux modalités : en autonomie ou en étant toujours accompagnés par un expert-comptable. Dans les lignes qui suivent, nous détaillons les spécificités de chacune de ces possibilités qui s’offrent aux entrepreneurs et dans quel cas choisir l’une ou l’autre.

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Logiciel de compta en ligne : le mode autonome

Les logiciels de comptabilités disponibles en ligne ont été pensés pour permettre une utilisation en autonomie. Dans ce qui suit, nous faisons un tour d’horizon de leurs nombreuses fonctionnalités.

Qu’est-ce qu’un logiciel de compta en ligne en mode autonome ?

Un logiciel de comptabilité en ligne en mode autonome est une application web sécurisée qui permet aux entrepreneurs d’établir leur comptabilité sans l’aide d’un expert-comptable. Ces logiciels sont dotés de différentes fonctionnalités et permettent d’automatiser de nombreuses tâches telles que :

• la connexion automatique à ses comptes bancaires ;
• la prise en compte des opérations bancaires et leur traduction en documents comptables ;
• l’édition de devis et de factures ;
• le calcul automatique de la TVA ;
• l’océrisation des notes de frais ;
• le suivi des indemnités kilométriques ;
• etc.

Selon leur niveau de sophistication, ces applications de comptabilité peuvent également prendre en charge l’établissement des états comptables (journaux, fichiers FEC, compte de résultat, etc.). À la fin de l’année, les logiciels de compta en mode autonome permettent de réaliser la télétransmission de la liasse fiscale auprès des services fiscaux concernés.

Quand opter pour un logiciel de compta en mode autonome ?

Les logiciels de comptabilité en ligne sont conçus répondre aux besoins suivants :

• gagner du temps dans la gestion de sa comptabilité ;
• donner accès à une interface facile à appréhender et ergonomique ;
• permettre aux profils non initiés à la comptabilité de tout de même la gérer ;
• suivre en un coup d’œil l’état de santé financier de son entreprise.

De ce fait, ces solutions informatiques intuitives s’adressent principalement aux freelances et aux travailleurs indépendants en quête d’un outil facile à prendre en main et dont le coût est inférieur à un accompagnement comptable classique. Et cela, surtout au lancement de leur activité lorsque leur situation financière ne leur permet pas de s’autoriser des dépenses conséquentes.

Cependant, la souscription d’un abonnement annuel ou mensuel auprès d’un éditeur de logiciel de compta en mode autonome peut avoir ses limites. En effet, certaines opérations ou tâches comptables ne peuvent être automatisées. De plus, le travailleur ayant recours à ce type de solution peut être confronté à certaines interrogations ou à des évènements particuliers qui concernent sa comptabilité tel qu’un contrôle fiscal. Dans ce type de situation, il peut lui être nécessaire d’avoir accès à l’accompagnement d’un expert-comptable. C’est pourquoi dans la suite de cette page, nous abordons une autre modalité d’utilisation des applications web et mobiles de comptabilité à envisager : le mode hybride alliant logiciel de compta et accompagnement par un expert-comptable.

Enfin, il est à noter que les comptabilités auxquelles sont soumis les freelances (comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement) peuvent nécessiter des connaissances en comptabilité que les travailleurs indépendants ne possèdent pas forcément. De ce fait, l’accès à un expert-comptable attitré peut vite devenir une nécessité pour s’assurer de répondre correctement et à temps aux obligations juridiques requises.

Logiciel de compta avec accompagnement

Les logiciels de compta avec accompagnement permettent aux travailleurs indépendants d’accéder à une gestion de leur comptabilité hybride. Celle-ci offre à leur expert-comptable la possibilité de mieux les accompagner en se concentrant sur le conseil et l’analyse de l’activité du freelance ou du travailleur indépendant. En effet, lorsqu’un professionnel indépendant envisage le recours à un logiciel de compta avec accompagnement, il profite de toutes les fonctionnalités décrites précédemment tout en bénéficiant d’un accès direct à un conseiller en comptabilité.

Dans ce cadre, le travailleur indépendant peut solliciter son expert-comptable en cas de difficulté ou de doute concernant sa comptabilité. Il peut également prendre rendez-vous avec lui pour obtenir des conseils et des éclairages au sujet de son activité. En cas de contrôle fiscal, l’expert-comptable attitré du travailleur indépendant peut l’accompagner et y être présent.

Le coût d’un logiciel de compta en ligne selon le mode de gestion

Le coût relatif à l’utilisation d’un logiciel de compta avec ou sans accompagnement varie en fonction des éditeurs de ce type de solution. S’agissant d’applications web et non de solutions informatiques à installer ou sur mesure, les logiciels de compta en ligne sont accessibles à travers la souscription d’un abonnement. On parle d’application comptable en SaaS (« Software as a Service »). Il s’agit d’une solution informatique hébergée sur des serveurs (Cloud) qui n’appartiennent pas à ses utilisateurs. Ceux-ci doivent se connecter, via une connexion internet, à leur compte client pour pouvoir en profiter. L’avantage de ces applications est la possibilité de bénéficier régulièrement des mises à jour logicielles en provenance de l’éditeur de la solution informatique en question.

L’utilisation de ces applications en mode autonome présente un coût mensuel moyen d’une trentaine d’euros. Dans ce contexte, l’utilisateur du logiciel de compta peut y accéder en se connectant à son espace client depuis son navigateur ou via une application mobile. Dans le second scénario, les entrepreneurs, les consultants indépendants ou les freelances profitent du conseil de leur expert-comptable attitré. De ce fait, le coût de l’abonnement augmente pour prendre en compte cet aspect. Ainsi, dans le cas du recours à un logiciel de compta avec accompagnement, il faut compter un coût mensuel d’une centaine d’euros par mois. Dans le cas des très petites, petites et moyennes entreprises, une majoration peut avoir lieu en fonction du nombre d’utilisateurs pouvant utiliser l’application.

Par ailleurs, il est à noter que le coût d’un abonnement à un logiciel de compta avec accompagnement peut augmenter lorsque l’entrepreneur ou le consultant indépendant est soumis à une comptabilité d’engagement (et non une comptabilité de trésorerie). Celle-ci se met en place lorsqu’un prestataire de services relevant des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) atteint un chiffre d’affaires supérieur à 247 000 euros.

En définitive, les freelances, les travailleurs indépendants, les très petites entreprises (TPE), voire les petites et moyennes entreprises peuvent opter pour l’utilisation de logiciels de comptabilité en SaaS pour assurer leurs opérations comptables. En optant pour ce type d’outil comptable, ils peuvent profiter des mises à jour logicielles en continu pour un coût moyen abordable. Par ailleurs, ces applications automatisent les tâches comptables traditionnellement chronophages. Ils permettent ainsi aux experts-comptables de mieux accompagner leurs clients. Ainsi, il est également possible aux travailleurs indépendants et aux petites structures d’opter pour un forfait mensuel incluant le conseil et l’accès à un expert-comptable attitré, voire d’un juriste.

• Logiciel de compta en ligne : quelles fonctionnalités ?