Déduction des charges et optimisation comptable : ce qu’il faut savoir

Grâce aux avantages liés à la création d’une entreprise avec un expert-comptable en ligne, tout nouvel entrepreneur réalise les responsabilités liées à la tenue d’une gestion conforme et efficace. Mais être comptable ne s’improvise pas. Il s’agit d’un métier à part entière qui possède ses contraintes et un domaine de compétences défini.

Dans un premier temps, nous étudierons ce qui caractérise une entreprise et comment elle se définit par rapport à une société et par rapport à son dirigeant. Ensuite, nous pourrons comprendre comment fonctionne la comptabilité d’une entreprise et ses rapports avec les tiers (fournisseurs professionnels, clients, impôts, salariés, etc.). Cela permettra alors d’introduire le concept de comptabilité et donc de dépenses (déductibles ou non) ainsi que des recettes et donc du résultat. Des exemples d’optimisation seront abordés afin de concrétiser nos propos.

Déduction des charges et optimisation comptable-1

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Entreprises, sociétés : quelles différences ?

Bien que l’amalgame soit souvent fait entre entreprise et société, des différences de définition permettent de les identifier. Une entreprise est composée d’une seule personne, d’où son nom d’entreprise individuelle. Son existence est aliénée à celle de son gérant, on parle alors d’entreprise en nom propre. Le gérant et l’entreprise ne font qu’un.

Une société peut être composée d’une ou de plusieurs personnes (société unipersonnelle ou pluripersonnelle). Mais, à l’inverse d’une entreprise, une société possède toujours sa propre identité. Cette identité (appelée personne morale à l’inverse de la personne physique) est considérée comme entité distincte par les tiers et partenaires. La loi considère que la société se définit par elle-même et non par une personne physique.

Cela impacte sa considération en terme :

d’impôt et d’activité fiscale ;
de définition du résultat et du bénéfice ;
de distinction patrimoniale ;
etc.

Ainsi, si le gérant d’une entreprise se superpose entièrement à l’entreprise (son nom et celui de l’entreprise deviennent indissociables et chacun est lié à l’autre), un dirigeant de société est toujours distingué à part de la société en question. La société peut perdurer sans que son dirigeant ne reste en poste, car aux yeux des tiers et de la loi, elle existe en tant que telle.

Optimiser la comptabilité des entreprises et sociétés

Que ce soit dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’une société, toute activité professionnelle nécessite une comptabilité. Même la micro-entreprise doit idéalement recourir à une comptabilité (libre et non obligatoire), car sa visibilité et son pilotage en dépendent. Ne pas tenir du tout de comptabilité revient à piloter une voiture de course avec les yeux bandés : impossible de savoir où l’on va ni comment réagir aux menaces et opportunités à venir.

La loi impose une comptabilité encadrée et formalisée dès lors que les enjeux dépassent la seule micro activité d’un individu, autrement dit, pour toute société (y compris unipersonnelle, comme la SASU ou l’EURL) :

niveau de chiffre d’affaires élevé ;
présence de salariés ;
investissements et amortissements ;
etc.

Dès lors, un recours à un cabinet comptable est vivement conseillé (à moins de connaître l’ensemble des réglementations et procédures). Il pourra ainsi reprendre l’ensemble des éléments et pièces nécessaires pour ensuite les enregistrer selon un plan comptable défini et réglementaire. Ensuite, il pourra produire l’ensemble des documents légaux liés aux déclarations obligatoires (grand livre, bilan, compte de résultat, laisse fiscale, déclaration du revenu et du bénéfice, etc.).

Déterminer le bénéfice entre le chiffre d’affaires et le montant des charges

En France, comme dans de nombreux pays, la contribution à l’impôt d’une entreprise (ou d’un individu) se mesure selon les recettes produites (revenu, résultat, plus-value, etc.). Pour autant, afin de créer cette richesse et de dégager un bénéfice, une entreprise (ou société) doit faire intervenir des compétences (financières, techniques, savoir-faire et main d’œuvre, etc.). Ce sont donc des charges sans lesquelles elle ne pourrait pas créer une valeur ajoutée ni avoir un chiffre d’affaires. Ces charges sont donc nécessaires.

Par exemple, les impôts prennent en considération ces charges afin de réussir à déterminer le montant imposable. En effet, le chiffre d’affaires réalisé par une entreprise ou une société (montant total des ventes par exemple) ne peut être considéré comme un bénéfice à part entière, car l’entreprise a dû consacrer du temps et de l’argent (les charges) pour réussir à générer ce chiffre d’affaires. On peut simplifier en disant que les charges sont alors déduites du chiffre d’affaires pour obtenir le montant du bénéfice. C’est donc le bénéfice qui servira de base d’imposition.

Bon à savoir : les charges déductibles en entreprise individuelle sont plus encadrées qu’en société commerciale. En outre, une entreprise individuelle ayant opté pour le régime de la micro-entreprise ne peut déduire ses charges. Cependant, un abattement forfaitaire est réalisé sur le chiffre d’affaires déclaré lors du calcul des impôts.

Le principe de déduction des charges

Une fois le bénéfice établi, les impôts peuvent alors procéder à l’imposition de ce dernier ou des autres éléments (impôt sur les sociétés ou le revenu, TVA, CFE, etc.). Étant souvent sur une base de pourcentage ou de ratio, plus le bénéfice est élevé et plus le montant de l’impôt l’est également. Mathématiquement donc, plus les charges sont élevées et plus les bénéfices sont diminués. Il y a donc un intérêt certain, parfois, à optimiser les charges déductibles afin de réduire l’impôt.

Une bonne gestion comptable d’une entreprise est donc (entre autres) une optimisation des charges afin non pas de les augmenter nécessairement, mais de les inclure intelligemment au sein d’une comptabilité légale et performante.

les manières d’optimiser la comptabilité grâce aux charges

Loin d’être une liste exhaustive des pratiques qui permettent une optimisation comptable grâce aux charges déductibles et dépenses d’une entreprise, voyons quelques exemples concrets.

Les investissements (par exemple l’achat de véhicules) concernent des dépenses souvent coûteuses et élevées. Un expert-comptable saura alors lisser ce montant sur plusieurs exercices (grâce à un tableau d’amortissement). Ainsi, la perte de valeur de l’investissement (due à son obsolescence d’utilisation) rajoutera une charge indirecte (car n’impactant pas la trésorerie de l’entreprise) et permettra de réduire artificiellement les bénéfices et donc l’impôt.
Les frais liés au déplacement du personnel de l’entreprise (dépense d’hôtel de salariés, achat réalisé par le dirigeant pour le compte de la société, repas nomades des commerciaux, etc.) peuvent (dans les mesures établies par le service des impôts) être considérés comme charges et donc être déductibles.
Les intérêts d’emprunt liés à un crédit sont également parmi les charges financières déductibles, un comptable saura alors les identifier et les insérer dans la comptabilité.
etc.

Il existe un ensemble très hétéroclite de charges déductibles permettant d’optimiser la comptabilité d’une entreprise ou d’une société. Certaines sont évidentes, d’autres beaucoup moins. Certaines sont permanentes, d’autres fluctuent selon les lois, etc.

Pour conclure, un cabinet comptable aura donc ce regard d’expert et pourra optimiser les impôts de leurs clients. Il saura déduire de manière efficace les charges liées à l’activité. Ainsi, l’impact fiscal en sera diminué et la trésorerie optimisée. Le comptable se tient informé sur les dispositions légales et sait comment réagir à chaque nouvelle loi ou nouveau règlement :

exonération d’une charge déductible par nature ;
optimisation des charges sociales et fiscales ;
création et suivi des requêtes administratives ouvrant droit à une réduction de fiscalité ;
etc.

Il est le partenaire qui saura consacrer le temps nécessaire aux optimisations possibles tout en garantissant la légalité des décisions prises. Le dirigeant peut donc ensuite se consacrer pleinement à son activité. Charge à lui de bien communiquer l’ensemble des charges réalisées afin d’étudier leur éligibilité à être optimisées.

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