Quel logiciel de comptabilité choisir pour son entreprise ?

En tant que chef d’entreprise, la comptabilité est essentielle pour la bonne gestion de sa société. Toutefois, tous les entrepreneurs ne disposent pas d’un expert-comptable attitré. Vous souhaitez vous occuper vous-même de la comptabilité de votre entreprise ? Cela est tout à fait possible grâce aux logiciels de compta en ligne.

Mais comment choisir le logiciel de comptabilité le plus adapté à vos besoins ? Pour quel mode de comptabilité opter ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel de compta ?

Zoom sur tout ce que vous devez savoir pour choisir votre logiciel de comptabilité.

Les différents types de gestion possibles pour votre entreprise

Avant de s’intéresser aux principales fonctionnalités d’un bon logiciel de compta, il convient tout d’abord de déterminer le mode de gestion le plus adapté à votre activité et vos besoins. Il existe en effet différents modes de gestion possibles pour la comptabilité de votre entreprise.

Ces différents modes de gestion ont chacun leur spécificité et leur utilité, c’est pourquoi il est judicieux de les connaître afin d’opter pour celui ou ceux qui seront le plus utile à votre business.

La comptabilité financière

La comptabilité financière (ou comptabilité générale) est un mode de gestion très répandu, car obligatoire pour les entreprises (hors micro-entreprises). Elle consiste à tenir les comptes de l’entreprise en enregistrant toute son activité de façon chronologique.

La comptabilité financière consiste également à produire des documents comptables attestant de la valeur du patrimoine de la société tel que :

le bilan comptable qui enregistre les actifs et les passifs de l’entreprise ;
le compte de résultat qui répertorie les produits et les charges de l’entreprise ;
l’annexe comptable qui apporte des précisions au bilan comptable et au compte de résultat.

Régulièrement, les investisseurs, les fournisseurs, les banques et même les clients ont besoin de ces documents pour mieux appréhender la situation financière de votre entreprise. L’État utilise quant à lui ces documents pour le calcul de la base d’imposition. Ainsi, ces documents sont indispensables.

La comptabilité analytique

La comptabilité analytique est un mode de gestion permettant d’aller plus loin puisqu’elle consiste à analyser et à interpréter les documents établis grâce à la comptabilité financière pour pouvoir prendre de meilleures décisions. Elle calcule ainsi la rentabilité des produits, d’un projet, d’une activité ou des stocks.

La comptabilité analytique permet notamment d’identifier les leviers de croissance de votre entreprise et au contraire de repérer ce qui provoque des déficits. Elle est utile pour mettre en place une stratégie de développement efficace au regard de la rentabilité de votre business.

La comptabilité d’engagement

Ce mode de gestion consiste à enregistrer les créances et les dettes de votre entreprise au moment de l’émission ou de la réception d’une facture. En d’autres termes, avant qu’elles ne soient matérialisées par de véritables flux financiers.

La comptabilité d’engagement nécessite alors des rapprochements bancaires réguliers pour vous permettre de bénéficier d’une vision beaucoup plus fidèle de votre patrimoine, mais aussi pour améliorer le suivi du recouvrement des créances.

La comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie se base au contraire sur les flux financiers entrants et sortants au sein de votre entreprise. Elle permet ainsi de créer une écriture comptable pour chaque encaissement et chaque encaissement en lien avec les activités de votre compte bancaire.

Ce mode de gestion est toutefois réservé aux entreprises individuelles relevant du régime BNC (bénéfices non commerciaux) à certaines entreprises relevant du régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux).

La comptabilité budgétaire

Enfin, il est également possible de miser sur la comptabilité budgétaire afin de préparer l’avenir dans votre entreprise. Ce mode de gestion permet de définir les budgets pour les années à venir en se concentrant uniquement sur les dépenses et les recettes budgétaires d’un exercice donné et ne prend ainsi pas en compte les actifs, les passifs, les dettes et les créances.

La comptabilité budgétaire est un outil pour mieux maîtriser le budget de votre entreprise et peut permettre de suivre au jour le jour les écarts entre le prévisionnel et la réalité afin de prendre des décisions rapidement.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de comptabilité

Après avoir opté pour un ou plusieurs modes de gestion adaptés à vos besoins, votre avis sera plus éclairé pour choisir les outils dont vous aurez besoin afin d’appliquer ces différentes méthodes de comptabilité au sein de votre entreprise.

Il existe de nombreux logiciels de comptabilité, mais tous ne proposent pas les mêmes outils. Mais alors quelles les fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel de comptabilité ?

L’édition du bilan annuel et du compte de résultat

Un logiciel de comptabilité doit au minimum pouvoir permettre à ses utilisateurs d’établir les documents obligatoires à la comptabilité générale d’une entreprise soumis au régime réel d’imposition à savoir le bilan annuel et le compte de résultat.

Il est donc important de s’assurer que votre logiciel de comptabilité permette la création de ces documents en proposant des fonctionnalités facilitant leur édition (regroupement des données comptables, exportation possible vers d’autres logiciels, etc.).

Les fonctionnalités liées aux écritures fiscales

Autre fonctionnalité indispensable : la prise en compte de la fiscalité.

Un logiciel de comptabilité doit en effet pouvoir vous permettre de calculer facilement les montants de TVA collectée ou de TVA à déduire. Il est également intéressant de s’assurer que votre logiciel de comptabilité propose l’édition de la liasse fiscale et sa génération automatique.

Devis et factures : les outils d’édition et de suivi

Bien sûr, l’un des outils indispensables d’un logiciel de comptabilité concerne l’édition des factures et des devis de votre entreprise.

Il faut alors choisir un logiciel permettant de rédiger les devis, les bons de livraison ou encore les factures facilement, mais pas uniquement. Le suivi est également un élément important pour vous permettre de relancer vos clients ou vos fournisseurs en cas d’impayés. D’autres fonctions de suivi relatif à l’évolution générale du chiffre d’affaires sont également intéressantes.

Le rôle de ces différentes fonctionnalités est de vous permettre de gagner du temps d’une part, mais aussi de conserver une relation client de qualité. L’outil de facturation permet aussi d’améliorer votre gestion générale en centralisant toutes les données des clients et en s’assurant de respecter toutes les règles de facturation en vigueur (mentions obligatoires, identification de l’entreprise, etc.). Le risque d’erreur est alors plus faible.

La gestion des notes de frais

Gérer les notes de frais est souvent une étape complexe pour les entrepreneurs n’utilisant pas un logiciel proposant une fonctionnalité dédiée à ces dernières. Un logiciel proposant la gestion des notes de frais via une application mobile est alors très utile pour pouvoir photographier ses notes de frais pour les envoyées directement au logiciel est accélérer le remboursement.

Les frais de déplacement professionnels peuvent également être enregistrés en temps réel. Pour cette fonctionnalité, il est donc intéressant d’opter pour un logiciel de comptabilité en ligne puisque la possibilité de piloter certains aspects de la comptabilité de votre entreprise depuis votre mobile devient alors possible.

L’outil de synchronisation bancaire

Certains logiciels de comptabilité en ligne proposent également une synchronisation de l’outil de gestion avec votre compte bancaire professionnel.

Cette fonctionnalité automatisant et sécurisant les transmissions financières s’avère particulièrement utile pour les grandes entreprises possédant de nombreux flux financiers puisque chaque transaction apparaît automatiquement dans le logiciel de comptabilité en réduisant le risque d’erreur de montant.

Gestion de la comptabilité au quotidien : le tableau de bord

Enfin, il est important de choisir un logiciel de comptabilité proposant un tableau de bord afin de suivre au jour le jour vos comptes et la trésorerie de votre entreprise. Le tableau de bord permet notamment de suivre en temps réel votre chiffre d’affaires, votre trésorerie prévisionnelle, les sommes dues à l’entreprise ou bien encore les factures en attente de paiement.

De cette façon vous pourrez plus facilement piloter votre entreprise et prendre des décisions au quotidien.

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