L’expert-comptable dans la prise en main des logiciels comptables

L’un des avantages d’avoir recours à un expert-comptable dans la création d’une entreprise, c’est bien son apport sur la gestion des comptes internes. En effet, ce professionnel des chiffres connaît très bien l’univers des finances. Il est celui dont l’avis est le plus important en matière de gestion. Surtout si vous désirez utiliser des logiciels de gestion comptable en ligne.

Conçus comme des programmes informatiques, ces derniers retranscrivent toutes les informations financières de la société. De plus, bien qu’étant numériques, ces outils sont à l’image des documents financiers utilisés par les comptables. Ce qui rend le recours à l’expert-comptable encore plus important. Grâce à son expertise et son expérience dans le domaine, il apprend aux membres à utiliser correctement ces outils. Découvrez ici l’apport de l’expert-comptable dans la formation des logiciels comptables.

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Tout connaître sur les logiciels de comptabilité en ligne

Pour rappel, un logiciel de comptabilité est un programme informatique créé pour permettre aux entreprises de suivre chaque transaction effectuée sous couvert des activités de la société. Autrement dit, il s’agit d’un tableau de bord qui centralise toutes les informations financières à avoir sur une entreprise. Cela fait de cette technologie, un outil accessible à tout entrepreneur et entreprise, quel que soit leur domaine d’activité.

Avantages des logiciels comptables

Si le premier bénéfice de cet outil est de permettre aux dirigeants d’entreprises d’avoir une vue d’ensemble de leurs comptes interne, il présente également d’autres intérêts comme :

la flexibilité : contrairement au contrat obligatoire liant une entreprise à un cabinet d’expert-comptable pour toute une année, le logiciel ne requiert aucun engagement préalable. Il suffit au dirigeant ou à l’entrepreneur de régler les frais d’abonnement ou d’achat pour avoir accès à la plateforme. Le même cas se présente quand il ne désire plus utiliser le logiciel ;
la rapidité et l’autonomie de l’équipe : un outil comptable permet à n’importe quelle personne de suivre la comptabilité d’une entreprise. Cela octroie une grande liberté d’action à l’entreprise qui en fait usage ;
l’automatisation : grâce aux logiciels de comptabilité, il y a certains documents comptables qui sont édités de manière automatique sans qu’il n’y ait aucune intervention. Un moyen d’avoir du temps pour d’autres tâches.

Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité

En règle générale, un outil de comptabilité propose de multiples fonctionnalités. On y trouve :

la gestion des journaux comptables de l’entreprise ;
la gestion des comptes généraux ;
l’utilisation des comptes auxiliaires ;
le lettrage des comptes auxiliaires ;
les modèles d’enregistrements comptables ;
les éditions d’états comptables ;
les ouvertures ou clôtures d’exercices ;
l’archivage des données ;
la sauvegarde des données ;
les possibilités d’import et d’export des informations de la société ;
la génération de fichier contenant les écritures comptables ;
etc.

En résumé, un outil comptable est un appui qui permet aux entreprises ainsi qu’aux entrepreneurs de procéder eux-mêmes jusqu’à un certain point au suivi de leur comptabilité. Toutefois, il est à noter que le recours à ce type de logiciel n’empêche pas la consultation d’un expert-comptable. Ce dernier doit, entre autres, vérifier la tenue des comptes de l’entreprise. De plus, quel que soit l’outil comptable choisi, un minimum de connaissances est requis pour travailler correctement avec la plateforme. C’est donc à ce moment précis que l’importance de l’expert-comptable se fait sentir.

L’importance de l’expert-comptable dans la prise en main des logiciels de comptabilité

Certes, les outils comptables en ligne sont très avantageux pour les sociétés et les entrepreneurs. Cependant, compte tenu de sa conception, il est difficile pour une personne lambda d’y accéder et de commencer aussitôt le travail.

En fait, comme n’importe quel autre domaine d’activité, il est essentiel de connaître les bases pour s’en sortir. Dans le cas présent, il faut que des professionnels comme l’expert-comptable expliquent les différentes rubriques comptables installées dans le logiciel.

Il est à préciser que pour mettre en œuvre cet apport, l’expert-comptable à plusieurs méthodes en réserve :

Les séances internes

L’une des options que propose l’expert-comptable en ligne pour la formation d’un logiciel au sein d’une entreprise est la séance interne. Elle peut se faire sur plusieurs jours ou en une journée durant laquelle le professionnel du domaine montre absolument tout son savoir aux employés de l’entreprise.

Dans les faits, il s’assure de leur faire réellement comprendre chaque action qu’il pose sur la plateforme du logiciel. Il explique le bien fondé et la présence de chaque section disponible sur la plateforme.

Les séances en groupe

Généralement, ici, il est question pour les apprenants (entrepreneurs, employés, dirigeants, etc.) de rejoindre le professionnel dans son propre cabinet. Pour faire plus clair, le cabinet de l’expert-comptable organise des séances pour plusieurs différentes sociétés.

Lesdites séances permettent aux participants d’acquérir des compétences et la praticité du logiciel en question. À noter que ces séances de formation sont accessibles à toutes les personnes désirant comprendre et utiliser ces outils digitaux.

L’expertise de l’expert-comptable dans la prise en main des outils comptables

Les connaissances de ces professionnels sont importantes dans la prise en main des outils digitaux, car elles sont gages d’une compréhension totale de l’interface de la plateforme du logiciel. Après leur intervention, chaque employé de l’entreprise peut utiliser l’outil de comptabilité sans accroc.

Il est à noter que pour parvenir à ce résultat, les explications de l’expert portent sur :

le paramétrage correct et effectif du logiciel : pour éviter les marges d’erreurs et toutes situations de crise à l’avenir, les agents de travail de l’entreprise se doivent de suivre très exactement les consignes et explications de l’expert. Cela leur permet de paramétrer complètement le logiciel. Dans les faits, il s’agit tout d’abord pour les membres de l’équipe d’intégrer toutes les données de la société (forme, statut, régime d’imposition, etc.). Ensuite vient la configuration des différents profils autorisés à travailler sur la plateforme. En effet, comme pour tous les postes, il est essentiel de disposer des compétences nécessaires ;
la compréhension et l’interprétation des documents comptables : la comptabilité d’une entreprise contient plusieurs types de documents. Ces derniers ont pour utilité la répertorisation des différents flux financiers qui tournent dans l’entreprise. Ainsi, dans le cadre de sa formation, l’expert montre à chaque participant le processus de modification et de création des comptes généraux ou des journaux spécifiques. De plus, l’expert a pour rôle de montrer comment interpréter des transcriptions comptables ;
l’enregistrement des opérations courantes : il est opportun pour les employés au service financier d’une entreprise de savoir comment retranscrire les différentes transactions issues des activités de la société ;
le suivi des comptes de créances et de dettes : bien que les comptes soient aujourd’hui numérisés, il est essentiel de suivre correctement les différentes créances et dettes d’une entreprise. C’est la manière de le faire que partage l’expert-comptable en ligne avec ses clients ;
le processus pour les rapprochements bancaires : le rapprochement bancaire est un procédé qui vise la vérification de la concordance de deux comptes différents. Toutefois, s’il se fait sur fond de calcul dans la réalité, dans le logiciel, ce procédé est quelque peu différent ;
les calculs de TVA : avec un logiciel de comptabilité, il est commun d’avoir en temps réel le montant à reverser à l’État. Cependant, pour avoir un tel rendu, il faut tout d’abord penser à automatiser le calcul de la TVA. Une procédure que vient expliquer l’expert ;
les opérations d’inventaire : à la fin de chaque année comptable, il est fréquent que les experts financiers préparent la clôture de l’exercice comptable. Comment le faire quand l’entreprise utilise un logiciel de comptabilité ?
etc.

Pour conclure, les outils de comptabilité en ligne sont très bénéfiques pour les entreprises et les entrepreneurs. Ils permettent à chacun de ces acteurs de suivre convenablement la comptabilité de leurs entreprises. Toutefois, la prise en main desdits outils ne peut être complète sans l’apport et l’expertise d’un professionnel comme un expert-comptable.

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