Gestion de la paie : pourquoi choisir un expert-comptable en ligne ?
Selon le Ministère du Travail, 40 % des bulletins de paie ne seraient pas conformes à la législation. Ces erreurs sont notamment dues à la complexité croissante de la paie et à une législation liée au droit du travail en constante évolution.
De plus en plus d’entreprises font ainsi appel aux services d’un expert-comptable en ligne pour gérer leur comptabilité. Au-delà du service comptable, l’expert-comptable peut également prendre en charge le service de gestion sociale et en particulier la gestion de la paie.
Externaliser la gestion de la paie devient pour les entreprises une possibilité comprenant de nombreux avantages. Alors, que recouvre la notion de gestion de la paie et pourquoi se tourner vers un expert-comptable en ligne pour votre entreprise ?
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Obtenir un devisÀ quoi correspond la gestion de la paie ?
La gestion de la paie inclut l’organisation de l’ensemble de la rémunération des employés ainsi que la gestion et le règlement des charges obligatoires (sociales et patronales).
Les différentes tâches liées à la gestion de la paie
La gestion de la paie est un processus long et complexe, qui comporte plusieurs étapes :
- un travail de collecte d’informations (heures travaillées, heures supplémentaires, absences, congés) qui permet de déterminer la rémunération du salarié ;
- l’établissement des bulletins de salaire comportant toutes les mentions obligatoires citées à l’article R.3243-1 du Code du travail grâce à un logiciel spécifique ;
- la transmission du montant des charges sociales aux différents organismes sociaux (URSSAF, assurance chômage, caisses de retraite), que l’on appelle également Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;
- l’édition des fiches de paie et leur remise aux employés.
Le service de gestion de la paie recouvre également les déclarations annuelles et peut établir d’autres documents relatifs à la vie du salarié dans l’entreprise tels qu’une déclaration d’embauche ou une rupture de contrat de travail.
Les difficultés liées au processus de gestion de la paie
Si votre entreprise gère elle-même les procédures de paie, vous avez pu constater que la gestion de la paie peut s’avérer chronophage et coûteuse.
Tout d’abord, c’est un processus chronophage, puisqu’il nécessite que le gestionnaire de paie prenne en compte un ensemble de variables (durée du travail, absences, congés) changeant d’un mois à l’autre. Le gestionnaire doit également réaliser une véritable veille juridique s’il veut éviter toute erreur, puisque les règles juridiques ainsi que les taux de cotisations sociales évoluent constamment. La gestion de la paie internalisée représente donc une activité qui peut occuper une ou même plusieurs personnes salariées à temps plein.
La gestion de la paie interne à votre structure représente également un coût puisque l’achat d’un logiciel spécialisé est nécessaire. Des frais liés à sa maintenance sont aussi à prévoir. On peut également ajouter à cela des coûts de formation afin que les gestionnaires soient formés aux logiciels ainsi qu’à la réglementation encadrant la paie.
La gestion de la paie : véritable enjeu pour les ressources humaines
Bien gérer la paie est un enjeu majeur pour le service RH de votre entreprise pour deux raisons principales.
La conformité des paies permet d’éviter les contentieux. Les erreurs peuvent donner lieu à un redressement en cas de contrôle de l’autorité administrative et les salariés peuvent également saisir le Conseil des prud’hommes si des fautes sont constatées sur les bulletins de salaire.
La paie représente aussi un outil de motivation et de fidélisation de vos salariés. C’est un levier qui permet de pousser vos salariés à être plus productifs et donc d’améliorer vos performances. Une bonne gestion de la paie (conformité des bulletins, bulletins délivrés à l’heure) contribue à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Les avantages de la gestion de la paie par un expert-comptable en ligne
De plus en plus d’entreprises font le choix d’externaliser la gestion de la paie auprès d’un expert-comptable en ligne.
Le recours à l’expertise pour une gestion plus fiable et optimale
Une bonne gestion de la paie requiert donc des compétences spécifiques. L’expert-comptable en ligne dispose de solides connaissances en gestion de paie qu’il peut vous partager. Il réalise une veille juridique afin de toujours mettre à jour les salaires minimas et les montants des indemnités notamment.
Le recours à un expert-comptable permet d’assurer une conformité à la législation avec des bulletins de paie comprenant toutes les mentions obligatoires et un respect de toutes vos obligations. Il permet d’éviter les erreurs dans la gestion de la paie par une parfaite maitrise des réglementations en cours.
En outre, bien gérer la paie ne se limite pas à s’assurer de la conformité des bulletins de salaire à la législation en vigueur. Cela consiste aussi à optimiser les rémunérations en prenant en compte les différents avantages existants tels que les tickets restaurants, les chèques cadeaux, les indemnités kilométriques, ou encore les aides qui viendraient diminuer les charges sociales pour votre entreprise.
Un gain de temps et d’argent
Dans le cadre de la gestion de la paie, l’expert-comptable en ligne s’occupe de réaliser vos fiches de paie et de rédiger certains documents tels que les contrats de travail ainsi que les clauses potentielles qu’ils intègrent.
L’offre assurée par un expert-comptable permet de simplifier vos relations avec l’administration puisqu’il prend en charge les déclarations sociales telles que la DSN.
Cela représente donc un gain de temps et d’argent conséquent pour votre entreprise. Sans cela, le collaborateur chargé de la gestion de la paie passe un temps considérable à suivre la législation en cours, collecter les différentes informations, etc. Faire appel à un expert-comptable vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Le recours à un expert-comptable en ligne permet également des économies d’argent. Bien que cette prestation représente un coût, les économies que vous réaliserez sur les coûts indirects viennent largement compenser le prix de la prestation. En effet, le coût de la gestion de la paie inclut les coûts liés aux logiciels de comptabilité, les coûts de formations, ainsi que les coûts liés à d’éventuelles pénalités financières en cas d’erreurs dans la production des bulletins de salaire. La prise en charge par un expert permet d’éviter les erreurs et donc ces coûts liés aux contentieux. L’expert-comptable peut en outre procurer une assistance en cas de contrôle de l’Urssaf ou lors de situations délicates internes à votre entreprise telles que des procédures de licenciement.
L’expert-comptable en ligne représente également une solution moins coûteuse qu’un cabinet comptable traditionnel. Il permet en outre un accompagnement plus rapide et des échanges facilités par la dématérialisation, représentant un gain de temps considérable.
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