Les formalités courantes à confier à un expert-comptable, hors comptabilité

La mission d’un expert-comptable ne se limite pas à la gestion des formalités comptables obligatoires d’une entreprise. Il peut intervenir dans de nombreux domaines qui conditionnent l’activité de l’entreprise ou de la société (comptabilité, ressources humaines, fiscalité, administration, social, etc.), dans une optique d’accompagnement, de conseil ou de prise en charge partielle ou totale des démarches.

Au vu des nombreuses missions qui peuvent lui être confiées, les intérêts d’un expert-comptable en ligne pour la gestion d’entreprise sont donc pluriels eux aussi. Mises à part toutes les missions classiques qui leur sont habituellement confiées, il faut savoir que les experts-comptables peuvent aussi se charger de formalités liées à la déclaration de TVA et l’embauche de salariés.

Besoin d’un expert-comptable ?

Optimisation et déclaration de TVA

Pour commencer, les gérants d’EI (entreprise individuelle), d’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) peuvent faire appel à un cabinet d’experts-comptables pour assurer la gestion de leurs déclarations de TVA.

Qu’est-ce que la TVA ?

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt français qui s’applique aux consommateurs finaux d’un bien ou service. La TVA est aujourd’hui présente dans de nombreux pays membres de l’OCDE. Le montant de l’impôt est calculé sur le prix de vente hors taxe (HT) de ces biens et services.

La TVA est collectée par les entreprises pour le compte du Trésor public. Elle constitue la moitié des recettes fiscales de l’État : elle est donc une source de revenus très majoritaire, loin devant l’impôt sur le revenu.

Les entreprises qui collectent cette TVA doivent alors établir leurs déclarations de TVA, après avoir fait le choix d’un régime d’imposition.

Quel régime de TVA choisir ?

Au moment de leur inscription au registre national des entreprises (RNE), qui remplace le registre des métiers (RM) et le registre du commerce et des sociétés (RCS), les EURL, EI et SASU peuvent également se faire aider par un expert-comptable pour faire le choix d’un régime de TVA.

Ce dernier dépend d’abord de leur chiffre d’affaires (CA) hors taxe et de la nature de leur activité. Ensuite, dans certains cas, il leur est possible de choisir l’un ou l’autre de ces régimes. Il peut s’agir :

de la franchise de TVA : sous condition de CA inférieur à 32 600 € pour les activités de prestations de services, ou inférieur à 81 500 € pour les activités de ventes de marchandises et de fournitures de logements ;
du régime réel simplifié de TVA : en cas de CA compris entre 32 600 € et 234 000 € pour la première catégorie, ou entre 81 500 € et 777 000 € pour la deuxième ;
du régime réel normal de TVA : en cas de CA dépassant les seuils du régime réel simplifié.

Les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA peuvent décider de relever du régime réel simplifié. Celles qui relèvent du régime réel simplifié d’office peuvent également choisir de relever du régime normal de TVA.

Quelles sont les formalités de déclaration de TVA ?

Les entreprises et sociétés peuvent gérer la déclaration de TVA en interne, ou bien faire appel à un cabinet d’experts-comptables. La déclaration de TVA par un expert-comptable reste très avantageuse pour un dirigeant, qui est assuré d’être en toute légalité en cas de contrôle fiscal.

Dans le cas du régime réel simplifié, les entreprises n’ont pas de déclaration de TVA à effectuer en cours d’année. Elles doivent néanmoins verser quatre acomptes trimestriels après réception d’un échéancier et d’un avis d’acompte. Le montant de chaque acompte est calculé en fonction de la TVA due au cours de l’année précédente. Ensuite, le paiement du solde restant de TVA est effectué par le dépôt d’une déclaration annuelle.

Les entreprises qui relèvent du régime normal de TVA doivent faire une déclaration mensuelle de TVA, ou bien trimestrielle si le montant à payer est inférieur à 4 000 €.

Gestion des formalités d’embauche d’un salarié

Si, par définition, les statuts juridiques d’EI, d’EURL et de SASU sont ouverts aux professionnels indépendants qui souhaitent être seuls responsables de leur entreprise, cela ne veut pas dire qu’il ne leur est pas possible d’avoir de salariés. En cas d’embauche de salariés, ils peuvent déléguer les formalités d’embauche à un expert-comptable pour s’assurer de leur conformité et gagner du temps à consacrer au cœur de leur activité, entre autres avantages.

Les particularités de la première embauche

S’il s’agit d’une première embauche de salariés, les EI, EURL ou SASU doivent accomplir deux premières formalités : leur propre immatriculation, suivie de l’immatriculation du nouveau salarié à la sécurité sociale (en cas de premier emploi pour lui, d’ancienne situation étudiante ou d’impossibilité de fournir sa carte d’assuré).

Les formalités de chaque nouvelle embauche

Ensuite, à chaque nouvelle embauche, tout dirigeant doit assurer une liste de formalités, qu’il a tout intérêt à déléguer à un expert-comptable.

La rédaction et la signature d’un contrat de travail. La rédaction d’un contrat de travail type par un expert-comptable permet d’éviter toute erreur qui pourrait nuire au dirigeant en cas de contrôle. Le contrat doit contenir toutes les mentions obligatoires et peut contenir certaines clauses facultatives. L’absence de contrat est considérée comme une embauche en CDI à temps plein pour le nouveau salarié.
Le remplissage d’une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), à adresser à l’Urssaf (ou la DPA pour une première embauche), puis en copie au salarié.
L’affiliation du nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire, l’ARRCO ou l’AGIRC selon le statut du salarié.
L’enregistrement du nouveau salarié au registre unique du personnel.
L’organisation d’une première visite médicale, la Visite d’Information et de Prévention (VIP), dans les 3 mois qui suivent la prise de poste. Elle permet de vérifier l’état de santé général du salarié et de l’informer sur les risques éventuels de son poste de travail.

Quelques formalités plus particulières

L’entreprise doit assurer certaines fonctionnalités supplémentaires dans quelques cas particuliers.

La plus importante est liée à une embauche en CDD. Le chef d’entreprise doit transmettre un Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF) au nouveau salarié, en même temps que son contrat de travail. Ce document le renseigne sur ses droits à la formation professionnelle continue.

Ensuite, en cas d’embauche d’un travailleur étranger, l’employeur doit vérifier son titre de travail. Il peut également s’agir d’une autorisation préalable pour l’emploi de jeunes dans certaines branches d’activités (spectacle, mannequinat).

Missions de conseil (juridique, fiscal, RH, patrimoine)

Dès la création et tout au long de la vie de l’entreprise, l’expert-comptable assure également une mission d’accompagnement du professionnel à la tête d’une EI, d’une EURL ou d’une SASU. Il lui fournit alors des conseils juridiques, administratifs, comptables, fiscaux ou encore sociaux. Son expertise et son expérience sont au service de l’optimisation de la gestion de l’entreprise ou de la société.

Par exemple, parmi toutes ses missions de conseils juridiques, l’expert-comptable peut guider le dirigeant à travers les diverses branches du droit (droit de la concurrence, droit commercial, droit des contrats, etc.).

Certains experts-comptables peuvent proposer des missions considérées comme en dehors de leur sphère de compétences traditionnelle. Il peut s’agir de conseils dans le domaine du marketing, des ressources humaines, de la transition numérique ou encore de l’informatique.

Par exemple, les EI, EURL ou SASU peuvent faire appel à un expert-comptable pour optimiser leurs services informatiques. Ce dernier va alors proposer des outils et logiciels pour gérer efficacement le stockage de l’information, l’automatisation des tâches et l’échange de données. Il peut s’agir d’un logiciel de gestion de notes de frais, pour les entreprises et sociétés comprenant plusieurs salariés. L’installation et l’optimisation de ces outils performants et modernes sont la garantie d’une activité plus rentable et pérenne.

Avant de collaborer avec un expert-comptable, il est important d’échanger sur le contenu exact des missions envisagées.

Nous vous recommandons ces autres pages :