Comment suivre les impayés à l’aide d’un logiciel de compta en ligne ?

La pérennité de l’activité d’un travailleur indépendant passe majoritairement par la bonne santé financière de sa société. Dans ce cadre, les retards de paiements peuvent constituer une préoccupation stressante et angoissante pour les freelances. Qu’ils soient dus à un oubli de la part du client ou à une mauvaise foi avérée, les retards de paiement peuvent faire l’objet de différentes procédures visant à les résoudre. Ces étapes représentent un coût temporel et financier conséquent pour les consultants et les prestataires de service indépendants.

C’est pourquoi les éditeurs de logiciels de comptabilité en ligne proposent différentes fonctionnalités pour optimiser la mise en place de certaines de ces démarches. Dans cette page, nous nous intéressons dans un premier temps aux spécificités de ces outils informatiques. Dans un deuxième temps, nous détaillerons les différentes procédures à engager dans le but de gérer un impayé. Enfin, nous conclurons en nous intéressant aux fonctionnalités proposées par les outils de comptabilité en ligne pour faire face à un retard de paiement ou un impayé.

Qu’est-ce qu’un logiciel de compta en ligne ?

Véritable outil multifonctions, le logiciel de comptabilité en ligne est un incontournable pour de nombreux entrepreneurs et travailleurs indépendants.

Logiciel de compta en ligne : définition

Les logiciels de compta en ligne sont des applications web et mobiles qui permettent d’automatiser en partie la tenue de la comptabilité. Ces outils sont conçus pour être utilisés par les freelances, les prestataires de service, les consultants indépendants et les petites entreprises. Ils sont accessibles via un abonnement mensuel ou annuel.

Les logiciels de compta en ligne ne nécessitent aucun téléchargement. À l’aide d’une connexion internet, l’utilisateur peut accéder à son espace client et renseigner l’ensemble des informations relatives à son activité :

son SIRET et les informations liées à son entreprise ;
ses coordonnées bancaires ;
les informations relatives à ses clients (nom, SIRET, etc.) ;
les devis ;
les factures ;
les notes de frais ;
etc.

Les informations entrées au sein de cet outil informatique lui permettent d’effectuer les opérations comptables nécessaires à la tenue de la comptabilité d’un entrepreneur.

Logiciel de compta en ligne : fonctionnalités et possibilités

Les logiciels de comptabilité proposent de nombreuses fonctionnalités visant à réduire le temps passé dans la tenue de la comptabilité. Ils permettent ainsi d’automatiser :

le recueil des transactions bancaires ;
le calcul de la TVA ;
la gestion des notes de frais ;
la création des devis et des factures.

L’utilisateur de ce type de logiciel peut faire la demande d’un accompagnement de la part d’un expert-comptable. Le prix de l’abonnement souscrit au départ augmente pour prendre en compte le coût de cet accompagnement. L’expert-comptable se charge alors du suivi de l’activité du freelance et du conseil auprès de son client dans la gestion des clôtures de bilan annuelles, des contrôles fiscaux ou des procédures relatives à la gestion des impayés.

Qu’est-ce qu’un impayé ?

Les impayés constituent un réel problème pour les freelances au vu des démarches qu’ils requièrent dans leur gestion. Voici quelques éléments à connaître à ce sujet.

Impayé : définition

Le terme « impayé » est utilisé pour désigner une créance qui n’a pas été soldée en temps voulu par un débiteur. En termes courants, et pour un travailleur indépendant, il s’agit d’une facture qui n’a pas été payée à temps par un client généralement. L’impayé peut s’exprimer à travers :

l’absence totale de paiement du montant dû ;
le rejet d’un prélèvement bancaire ;
le rejet d’un chèque.

L’impayé est à distinguer d’une créance. La créance est considérée comme telle de la date de l’émission de la facture à l’échéance de son paiement. Au-delà de cette date, la créance devient un impayé.

Impayé : la gestion

Pour obliger un client à honorer sa dette, un freelance peut recourir à différentes démarches.

Dans un premier temps, le travailleur indépendant peut procéder à une relance quelques jours avant la date de l’échéance de paiement. Cela lui permet de vérifier s’il s’agit d’un oubli ou d’une erreur de la part de son client par exemple.
Lorsque le jour de l’échéance du paiement est dépassé, un travailleur est en mesure d’envoyer une lettre de mise en demeure. Cette dernière vise à exiger du client qu’il s’acquitte du montant dû sous un délai précisé au sein de ce document. Elle permet aussi de préciser les poursuites judiciaires dont le créancier peut faire l’objet en cas de défaut de paiement. Il est conseillé de rédiger cette lettre avec un juriste ou un avocat.
Si les actions décrites précédemment ne suffisent pas, le travailleur indépendant peut envisager le passage par une procédure de recouvrement judiciaire des créances non soldées. Celle-ci requiert l’intervention d’un juge seul capable d’émettre un titre exécutoire qui permet d’obliger un créancier à s’acquitter de sa dette.

Au vu des éléments décrits précédemment, les travailleurs indépendants devraient se faire accompagner lors des procédures de recouvrement d’impayés pour éviter de potentielles erreurs. Dans ce cadre, l’accompagnement proposé par un expert-comptable peut s’avérer crucial. Celui-ci peut intervenir à différents niveaux, qu’il s’agisse de l’apport de renseignements juridiques ou comptables, de l’encaissement des montants dus, des modalités de gestion de la relation commerciale, etc.

Comment gérer les impayés à l’aide d’un logiciel de compta en ligne ?

Les logiciels de comptabilité en ligne facilitent la gestion des impayés en automatisant certains de ces aspects.

Les logiciels de comptabilité en ligne présentent une interface de suivi des factures. Celle-ci renseigne sur leur statut, la date d’échéance de leur paiement ainsi que le montant dû. Ces informations faciles et rapides de renseigner l’utilisateur sur les potentiels retards de paiement et d’envisager les démarches à mettre en place.
Les outils comptables connectés sont dotés de fonctionnalités de gestion de contact des clients. En effet, lors de la création d’un profil client, le travailleur est invité au sein de l’application à renseigner les informations de contact de ses clients (email, numéro de téléphone, etc.). Ces informations peuvent être réutilisées pour écrire des emails de relance en quelques clics. Les logiciels de comptabilité en ligne proposent des templates ou modèles de messages adaptés à ce contexte.
Les applications de comptabilités en ligne permettent également d’automatiser le processus de relance décrit précédemment dans sa totalité. Comment ? En rédigeant un email personnalisé à envoyer lorsque le logiciel détecte un retard de paiement. Celui-ci est envoyé directement au client sans que l’utilisateur de l’outil ait à le faire.

Lorsque l’abonnement du logiciel de comptabilité en ligne comprend un accompagnement d’un expert-comptable, le travailleur indépendant peut solliciter son aide dans la rédaction des emails, des relances notamment. L’expert-comptable peut en dernier recours proposer l’aide d’un professionnel de recouvrement de confiance. À titre préventif, l’expert-comptable peut aider son client à prévenir ce genre de désagrément et à anticiper les retards de paiement à travers la demande d’acomptes par exemple.

En définitive, les logiciels de comptabilité peuvent constituer une aide précieuse pour gérer un retard de paiement. Cependant, lorsque le retard de paiement perdure, l’aide d’un expert-comptable devient nécessaire.

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